Assistant (H/F)

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

Le poste est partagé entre deux entités :

• A hauteur de 70% pour la direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGh) qui relève de la direction générale médicale et scientifique (DGMS) de l’Agence de la biomédecine. Elle est constituée de trois pôles : le pôle « assistance médicale à la procréation (AMP) », le pôle « diagnostics » (couvrant les domaines de la médecine fœtale, du diagnostic prénatal (DPN), du diagnostic préimplantatoire (DPI) et du diagnostic génétique postnatal) et le pôle « évaluation-biostatistiques ». Elle comprend 14 agents.
• A hauteur de 30% pour la Mission d’inspection (MI) qui relève de la direction générale (DG) et comprend 3 agents.

Missions principales

• Secrétariat de la DPEGh et de la MI
• Missions spécifiques de suivi de groupes de travail et de missions d’inspection

Missions de secrétariat pour la direction PEGh (domaine génétique) et la Mission d’inspection :

• Accueil téléphonique
• Gestion des agendas
• Correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports…
• Suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature
• Mailing, classement et archivage
• Organisation de réunions de la direction et d'experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction
• Gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l’étranger ; suivi des frais de missions en lien avec le pôle Service, missions et environnement de travail
• Gestion des demandes de travaux (diaporama, poster...), de fournitures et des commandes
• Mise à jour des tableaux de service

Missions spécifiques liées à la direction PEGh avec une intervention privilégiée sur le domaine de la génétique :

• Gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts si réunion en présentiel, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d'intérêt des experts en lien avec la cellule de déontologie)
• Contribution au suivi des plan (lien avec les sociétés savantes, des ARS et des associations de patients)
• Contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l’action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) et notamment des référents génétiques
• Suivi des autorisations
• Suivi de la législation et de la réglementation en matière de génétique (activité de veille)
• Information des professionnels relatives aux différentes procédures

Missions spécifiques liées à la mission d’inspection :

• Aide à la préparation logistique des inspections (préparation et envoi de courriers officiels)
• Aide à l’organisation des inspections : documents, dossiers préremplis, indicateurs de suivi d’activité
• Aide à l’actualisation documentaire et mis à jour institutionnelle
• Aide à la gestion des interfaces avec les ARS, (AMP, génétique), aide à l’animation du réseau des inspecteurs
• Actualisation des grilles d’inspection, aide à la synthèse des inspections, à la planification pluriannuelle des inspections

Spécificités et contraintes du poste

• Poste partagé entre deux entités (DPEGh et MI)
• Organisation du travail en binôme avec l’assistante chargée du domaine de l’AMP, organisation de la polyvalence sur les deux domaines (AMP et génétique) lors des congés et absences
• Coordination fonctionnelle avec les autres assistantes de la DGMS
• Interface entre la DPEGh et la MI et les autres directions ou pôles transverses de l’Agence dans l’organisation du travail

Connaissances, compétences et aptitudes

Le candidat doit posséder une formation de niveau baccalauréat minimum, avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’une bonne orthographe. Il doit également faire preuve d’une bonne capacité relationnelle, de rigueur, d’autonomie et de discrétion dans l’exécution de ses missions.

Vous correspondez à ce poste ? Nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe !

Type de contrat : contrat de droit public - Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible (jusqu'à 2 jours), sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.