Assistant travaux (H/F)

En tant qu'assistant(e) de travaux vous serez chargé(e) d'assister le Directeur Technique et de seconder les Conducteurs de Travaux dans la gestion technique, administrative et logistique des chantiers d'aménagement intérieur de locaux professionnels. Vous assurez le suivi des dossiers techniques, des courriels aux différents interlocuteurs et assurez le standard téléphonique

Vos missions seront :

• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.

• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique de l'entreprise tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (comptes rendus de réunions de chantier, courriels, courriers, présentation, notes de services, formulaire, etc.) et les diffuser.

• Mettre à jour les plannings de chantier sous la supervision du Directeur Technique

• Assurer l'organisation des réunions du service Technique en utilisant les outils collaboratifs mis en place au sein de l'entreprise.

• Collecter et classer les documents administratifs de chantier selon les procédures internes de classement et d'archivage (plans, attestations, DOE,PPSPS ,Agrément etc.).

• Vérifier les demandes d'achat transmises par les conducteurs de travaux.

• Préparer et éditer les bons de commande en respectant les budgets.

• Suivre l'avancement des livraisons et relancer les fournisseurs si besoin.

• Tenir à jour les tableaux de suivi des commandes.

• Réaliser les tableaux comparatifs d'offres fournisseurs (prix, délais, aspects techniques).

• Synthétiser les analyses pour faciliter les prises de décision.

• Gérer les approvisionnements avec le Directeur Technique et le magasinier.

• Mettre en place les plannings, matériels, équipes: coordination des agendas, organisation des déplacements, mise à jour des stocks et commandes, etc.
• Organiser les interventions logistiques ponctuelles.
• Participer à l'amélioration continue des outils de suivi et des process de commande