Assistant(e) Administratif(ve) & Comptable

Rattaché(e) directement à la Responsable Administrative, vous serez le point d’entrée des sujets de facturation, de recouvrement et de dépenses du réseau, sur l’ensemble de nos sociétés.

Facturation et contrôle clients

• Contrôle des facturations et des contrats clients

• Émission des factures spécifiques : facturation trimestrielle, refacturations de travaux, honoraires de gestion, avoirs

• Suivi des dépôts de garantie (encaissement à l’entrée, restitution à la sortie)

Recouvrement

• Rapprochement des encaissements et identification des flux de paiement

• Relances clients (mail, téléphone) et suivi des échecs de prélèvement

• Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des impayés

• Préparation des mises en demeure et des dossiers transmis au commissaire de justice, en lien avec la Responsable Administrative

Gestion de Spendesk et des fournisseurs

• Vérification et imputation des factures fournisseurs

• Suivi des demandes de dépenses des équipes et des schémas de validation

• Préparation des paiements fournisseurs hebdomadaires

• Paramétrage des nouveaux sites et commandes de cartes

Relation clients et fournisseurs via la boîte mail comptabilité

• Gestion de la boîte compta@ : questions comptables des clients et relances fournisseurs, en appui des équipes des sites

Support administratif et comptable

• Centralisation et transmission des pièces de clôture mensuelle à notre cabinet d’expertise comptable

• Suivi des demandes de l’expert-comptable via Pennylane

• Gestion administrative courante : contrats et abonnements (téléphonie, énergie…), accès aux outils lors des arrivées, classement des documents

• Traitement des demandes ponctuelles des équipes opérationnelles et commerciales

Formation : Bac+2 minimum

Expérience : Une expérience (stage, alternance ou poste) en comptabilité clients, ADV ou assistanat administratif est un vrai plus.

Hard skills :

• Bonne maîtrise d’Excel / Google Sheets

• Appétence pour la comptabilité ; des notions (TVA, factures, avoirs, rapprochements) sont un plus

• Aisance avec les outils SaaS ; connaître Pennylane ou Spendesk est un plus

• Excellent rédactionnel : vous écrivez chaque jour à nos clients et fournisseurs

• Goût pour l’IA : nous nous développons aussi grâce à ces outils et cherchons quelqu’un qui aime les utiliser au quotidien pour gagner en efficacité

Soft skills :

• Rigueur - vous aimez le travail bien fait et avez l’œil pour le détail qui fait la différence.

• Confidentialité - vous savez qu’on vous confie des informations sensibles et vous en êtes le/la garant(e).

• Sens des priorités - vous savez avancer sur plusieurs sujets à la fois et vous concentrer sur l’essentiel.

• Esprit d’équipe - vous aimez collaborer avec des équipes variées, au siège comme sur nos sites.

• Un premier échange téléphonique avec Margaux, notre RRH

• Un entretien technique avec Tiffany, ta future manager

• Un dernier entretien avec Edouard, notre DAF