Assistant·e administratif·ve formation

Créée par Médecins Sans Frontières (MSF) en 1986, Epicentre mène des activités d’épidémiologie de terrain, de formation et de recherche médicale en appui aux objectifs humanitaires de MSF. Nous disposons de 3 centres de recherche en France, au Niger et en Ouganda et d’épidémiologistes délocalisés. Nos domaines d’expertise couvrent les maladies infectieuses (paludisme, TB, VIH, choléra, Ebola…), les maladies négligées (leishmaniose, trypanosomiase…) et les maladies chroniques en plein essor dans les pays africains telles que le diabète et le cancer.

Mission

Au sein de l’unité de formation, rattaché·e à la Coordinatrice Formation, l’Assistant·e Formation prend en charge l’organisation administrative et l’intendance des sessions de formation. Il ou elle assure un support en matière de mise à jour et de classement du matériel et des documents pédagogiques. Il ou elle suit l’aspect budgétaire et la facturation des formations. Il ou elle est l’interlocuteur privilégié des stagiaires et des intervenants.

Responsabilités principales

Assurer l’intendance et l’organisation des formations

• Communiquer auprès des départements formation de MSF les calendriers de formation
• Gérer et suivre activement les inscriptions, établir la liste des stagiaires
• Faire parvenir aux stagiaires les convocations, informations pratiques et documents administratifs
• Organiser l’hébergement des stagiaires et des intervenants
• Réserver les salles et organiser l’intendance des éventuels repas et collations
• Accueillir les stagiaires, leur distribuer les per diem (si nécessaire) et assurer la gestion administrative des remboursements de frais de transport
• Assurer, sur le lieu du stage, l’administration de certaines formations décentralisées
• Gérer les déplacements des formateurs

Assurer l’assistance pédagogique

• Contribuer à la maintenance de la bibliothèque formation avec le Coordinateur pédagogique
• Commander les guides et matériels nécessaires aux formations
• Archiver le matériel pédagogique par thème et par formation
• Appuyer les coordinateurs pédagogiques dans la relecture, la traduction et la mise en page du matériel pédagogique (présentations, études de cas)
• Mettre à disposition les documents et matériels pédagogiques nécessaires aux intervenants et aux stagiaires
• Tenir à jour les bases de données des stagiaires et des intervenants et fournir les analyses et synthèses de participation pour les bilans annuels

Assurer la gestion financière des formations

• Élaborer les documents administratifs : conventions, documents requis par les organismes payeurs
• Tenir la caisse formation
• Préparer la documentation nécessaire à l’élaboration des factures et suivre les encaissements
• Contribuer à l’élaboration des budgets avec la responsable de formation
• Suivre, valider et affecter analytiquement les dépenses des formations
• Effectuer le suivi budgétaire des dépenses par formation et la synthèse globale annuelle
• Valider les écritures comptables à intervalles réguliers
• Élaborer les bilans annuels et effectuer les formalités administratives (Ministère du Travail, etc.)

Participer à la diffusion de l’information sur les formations

• Contribuer à l’élaboration du programme et des objectifs des formations et en assurer la diffusion
• Répondre aux demandes d’information sur les formations proposées par Epicentre

Éducation / Diplôme

Diplôme en gestion administrative, comptabilité ou administration des entreprises apprécié.

Expérience professionnelle

• Expérience d’au moins 2 ans dans un poste de gestion administrative
• Expérience au sein de MSF ou d’une autre ONG appréciée
• Expérience en administration, gestion ou organisation de formations appréciée

Connaissances et compétences

• Intérêt pour la formation
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des nouveaux outils de communication
• Goût du service et sens du service
• Rigueur et sens de l’organisation
• Esprit d’équipe et bonnes aptitudes relationnelles

Langues

• Excellente maîtrise du français (niveau C1 minimum)
• Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B2 minimum)

Conditions du poste :

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 10 mois
• Lieu : Le poste est basé à Paris et peut impliquer des déplacements occasionnels en France
• Début du contrat : Début septembre 2026
• Rémunération : Niveau 5 sur la grille salariale d’Epicentre/MSF 41 136.05 € l'année, versée sur 13 mois

Avantages

25 jours de congés payés + 22 jours de congés supplémentaires Tickets restaurant (12 € par jour, pris en charge à 60 % par Epicentre) Mutuelle prise en charge à 100 % Remboursement à 50 % du titre de transport public en Île-de-France

En raison de contraintes administratives liées à la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d'une autorisation de travail en France (citoyen de l'Union européenne) ou d’un titre de séjour leur permettant de travailler sur le sol français.

Nous nous réservons le droit de clôturer cette offre avant la date indiquée si un nombre suffisant de candidatures correspondant au profil recherché est reçu.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous travaillerez avec une équipe multiculturelle dans le domaine de la recherche épidémiologique Vous évoluerez dans un environnement humanitaire Vos contributions et vos idées seront valorisées et appréciées Vous participerez à la vie de l’association et vos missions pourront évoluer au fur et à mesure de votre implication

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Nous valorisons la diversité et cherchons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possèdent les qualifications requises à postuler, indépendamment de leur origine ethnique, nationale ou culturelle, de leur âge, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leurs convictions religieuses, de leur handicap ou d'autres aspects de leur identité.

Epicentre attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses membres, de ses salarié·e·s et des personnes souhaitant rejoindre l’association. Les données collectées dans le cadre de cette candidature seront strictement transmises aux personnes intervenant dans le processus de recrutement, quel que soit le lieu où se trouve la structure Epicentre à laquelle elles appartiennent, afin d’assurer un traitement équitable et de qualité des candidatures.