Assistant.e du Département des Opérations (F/H)

Médecins Sans Frontières, international medical humanitarian association founded in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflict, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from healthcare. The French section is present in around thirty countries.

1. Sous la supervision de l’Attaché.e de direction : Gestion administrative et support RH du Département

• Assurer la gestion administrative du Département : plannings d’absences, organisation des visites terrain, réservations d'hôtels et billets d'avion, commandes de fournitures, process de facturation/réception, etc.
• Participer au suivi RH : appui aux managers pour le recrutement : rédaction d’offres d’emploi, interactions avec le service recrutement, organisation des entretiens, gestion contractuelle
• Contribuer aux côtés de la Responsable d’information et de l’Attaché.e de Direction à l’accueil et à l’induction des nouveaux arrivants dans le Département (parcours d’accueil, briefings, outils, etc.)
• Soutenir l’organisation des Briefings et Débriefings du personnel international
• Anticiper et gérer les cas RH particuliers avec les GRH en veillant au respect de la politique et des procédures RH
• Identifier les cas RH complexes pour la direction
• Participer à la planification des entretiens annuels des équipes de la Direction des Opérations
• Traduire et relire des documents (français, anglais) selon le besoin
• Entretenir le lien entre la Direction et les membres du Département des Opérations
• Se coordonner avec les Assistantes et Attachées des autres Départements sur la gestion administrative et autres appuis possibles / partager des informations inter-départements

2. En collaboration avec la Responsable de l’information opérationnelle : Appui à la communication interne

• Apporter un appui dans la prise de notes des réunions du département (réunion des Opés, PIPO ( Plateforme Interdisciplinaire de Pilotage et d'Orientation ), etc.) et l’archivage
• Organiser et animer les Points Infos Opés hebdomadaires en lien avec les Responsables de cellule et assurer leur retranscription et leur diffusion
• Suivre et mettre à jour la plateforme de communication pour le Département des Opérations (Sharepoint)
• Participer à l’organisation des Temps Forts opérationnels : semaine des coordinateurs, séminaires, ateliers opérationnels, commissions budgétaires, etc.
• Participer à des travaux de capitalisation, à la synthèse et la rédaction de notes si nécessaire pour aider à la prise de décision médico-opérationnelle

Profil recherché :

Expérience et formation :

• Expérience en tant qu’Assistant.e ou Attaché.e de direction en milieu associatif, ou en gestion de l’information

• La maîtrise de la PAO (publication assistée par ordinateur) est un plus

• Expérience MSF est un plus

Compétences et aptitudes :

• Excellente capacité d’organisation et priorisation

• Bonne communication, discrétion et diplomatie

• Bon relationnel et sens du collectif

• Capacité à gérer une charge de travail importante et variée

• Proactivité, autonomie, rigueur et précision

• Aisance à s’exprimer devant un large public

• Adhésion aux valeurs de MSF et intérêt pour les activités de l'Organisation

• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) – Sharepoint serait un plus

Langues :

• Anglais et français niveau C1

Statut et conditions :

Statut : CDI à temps plein. Poste basé à Paris. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.).

Conditions : 41,1K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 12€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.

Poste à pourvoir : dès que possible.

At MSF, we value diversity and strive for an inclusive and accessible working environment. We encourage all suitably qualified people to apply, regardless of their ethnic, national or cultural origin, age, gender, sexual orientation, beliefs, disability or any other aspect of their identity.

MSF pays very close attention to the protection of the personal data of its members, staff and people wanting to join the association. The data collected in the course of your application will be processed in a fair and high quality manner, only by the staff in charge of recruitment, wherever in the world they may be working for an MSF entity. For more information on the processing of your personal data and your rights, please see our privacy policy.

Only selected candidates will be contacted.