Coordinateur.rice administratif.ive et vie de la Fédération

QUI SOMMES-NOUS ?

La Ligue de l’Enseignement – FAIL13 recrute un·e coordinateur·rice administratif·ve et vie de la Fédération : un poste clé au cœur de la Fédération où votre dynamisme et votre réactivité feront la différence pour superviser le pôle accueil et garantir le bon fonctionnement administratif et logistique de nos équipes. 

VOS MISSIONS

Vos missions seront :

Superviser l’accueil du public et les communications :

• S’assurer du bon accueil des publics (usagers, bénéficiaires, partenaires, fournisseurs) et du traitement des informations.

• Planifier, organiser et gérer le pôle d’accueil (1 agent·e d’accueil et logistique).

• Veiller à la qualité du service rendu et à la cohérence des messages internes et externes.

Superviser le secrétariat et répondre aux demandes des services :

• Superviser l’organisation des réunions, événements, rendez-vous et déplacements.

• Coordonner les informations internes et externes pour les rendre effectives.

• Assurer le suivi de dossiers spécifiques (contrats de maintenance, organisation d’événements, etc.).

Superviser la gestion du matériel, mobilier et maintenance :

• Superviser les Interventions de logistique, maintenance et entretien des installations (respect réglementation et contrats) / La flotte de téléphones et le suivi des matériels, mobiliers et équipements / La flotte de véhicules, garantir l’entretien et la gestion des plannings

• Superviser les commandes et la facturation de matériel, fournitures et consommables ; relation fournisseurs.

Assurer et superviser la centralisation et la gestion des données :

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, selon les consignes de la Déléguée Générale.

• Assurer le suivi des documents statutaires, réglementaires et administratifs de la Fédération.

• Gérer et actualiser les informations professionnelles internes et réglementaires ; organiser tri, archivage et classement.

Gestion de la vie statutaire :

• Procéder aux convocations, comptes rendus et PV des instances : CA, bureau, commissions, AG, vœux, etc.

• Organiser la logistique de ces événements (lieux, repas, intervenant·es, invité·es, etc.).

Gestion des subventions et financements :

• Assurer le suivi et le reporting des dossiers de financement, conformément aux procédures.

• Tenir et mettre à jour les tableaux de bord de suivi, en proposant des améliorations des outils et process.

• Mettre à jour les documents sur les plateformes de subventions et assurer la conformité des informations.

• Circulariser les conventions et les notifications de financements auprès des partenaires, équipes opérationnelles et comptables.

• Assurer le classement, l’archivage et la cotation des documents pour garantir l’accessibilité et la traçabilité.
  

VOTRE PROFIL

Formation et expérience :

• Diplôme minimum Bac + 2 en gestion administrative et financière : BTS Assistant·e de Gestion PME/PMI, BUT GEA, ou équivalent.

• Expérience significative en coordination administrative, gestion de pôle accueil/secrétariat et/ou suivi de financements, idéalement dans un environnement associatif.

Compétences requises :

Savoirs et savoir-faire :

• Connaissance de la gestion associative, administrative et comptable.

• Connaissance des circuits de financement, de subvention et de conventionnement.

• Connaissance des principes de classement, d’archivage et de traçabilité documentaire.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, numériques et des logiciels métiers.

• Connaissance des logiques de suivi budgétaire et de reporting.

• Planifier et anticiper les événements ; coordonner un pôle accueil.

Savoir-être :

• Discrétion, confidentialité et fiabilité.

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

• Bon relationnel, esprit d’équipe, réactivité et adaptabilité.

• Force de proposition.

• Adhésion et engagement dans les valeurs de la Ligue de l’Enseignement – FAIL13

NOTRE ENGAGEMENT

• Nous vous offrons une autonomie dans vos activités tout en vous fournissant un soutien quotidien.

• Vous rencontrerez une équipe chaleureuse, prête à partager et co-créer des projets éducatifs innovants.

• Vous aurez l'opportunité de vous engager dans des projets valorisant l'éducation et l'inclusion.

CONDITION
Lieu de travail : Siège - 192 rue Horace Bertin - 13005 MARSEILLE

35h du lundi au vendredi

Contrat - CDI - Prise de poste début octobre 2026.

Salaire mensuel brut  2321,19€

CCN éclat E325

AVANTAGES

• Tickets restaurant

• 1% logement

• CSE

• 6 semaines de congés

• Avantages légaux : prise en charge du titre de transport et de la mutuelle à hauteur de 50%

La fédération des Bouches-du-Rhône de la Ligue de l'enseignement est engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nous accueillons et valorisons toutes les candidatures, sans distinction d'origine, de genre, d'âge, de situation de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.