Envie de contribuer au bon fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et à la qualité de l’expérience étudiante ?

Vous aimez la gestion administrative, le contact avec les étudiants et les intervenants, ainsi que les environnements dynamiques où les journées ne se ressemblent pas ?
Vous souhaitez rejoindre un groupe international de l’enseignement supérieur et jouer un rôle clé dans la qualité du service rendu aux étudiants et aux équipes ?

Galileo Global Education recrute un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) F/H pour renforcer ses équipes à Paris.

Galileo Global Education

Leader mondial de l’enseignement supérieur privé, Galileo Global Education accompagne chaque année des milliers d’étudiants au sein de ses écoles spécialisées dans les domaines de la création, du business, du numérique, du management ou encore des sciences appliquées.

Au sein de l’équipe administrative, vous contribuez au bon déroulement des processus de l’établissement en assurant le suivi des dossiers étudiants, des intervenants et des obligations réglementaires. Véritable interface entre les étudiants, les familles, les équipes internes et les partenaires, vous participez activement à la qualité de l’expérience étudiante.

Vos missions

1. Assurer la gestion administrative des inscriptions et réinscriptions

• Réceptionner et contrôler les dossiers d’inscription et de réinscription
• Vérifier la conformité des pièces administratives
• Relancer les étudiants et les familles pour les dossiers incomplets
• Assurer la saisie et la mise à jour des informations dans les outils de gestion
• Gérer les désistements et l’archivage des dossiers
• Coordonner l’envoi des confirmations d’inscription, attestations et autres documents administratifs
• Répondre aux questions des étudiants et des familles concernant les procédures administratives et les modalités de paiement

‍ 2. Gérer le suivi administratif des intervenants

• Contrôler les documents administratifs des intervenants
• Assurer le suivi et la mise à jour des contrats
• Coordonner le processus de signature
• Répondre aux demandes administratives des intervenants

3. Assurer le suivi des factures et la relation avec la comptabilité

• Réceptionner et contrôler les factures
• Vérifier les informations administratives et financières
• Assurer le suivi et l’archivage des documents
• Transmettre les éléments au service comptabilité
• Accompagner les intervenants sur les questions liées à la facturation
• Faire le lien entre les étudiants, les familles et la comptabilité concernant les paiements, remboursements ou désistements

4. Assurer le suivi administratif de l’alternance

• Collecter et archiver les dossiers des étudiants alternants
• Mettre à jour les reportings de suivi
• Assurer le suivi administratif des changements de rythme
• Coordonner les demandes avec les services concernés

✅ 5. Participer aux obligations réglementaires et à la qualité

• Réaliser les déclarations réglementaires nécessaires
• Assurer le suivi des pièces justificatives
• Relancer les intervenants pour l’obtention des documents requis
• Participer aux démarches qualité et au respect des obligations administratives de l’établissement

6. Contribuer à la vie de l’établissement

• Participer à la préparation des rentrées
• Contribuer à l’organisation des Journées Portes Ouvertes, remises de diplômes et événements étudiants
• Apporter un soutien administratif aux événements pédagogiques
• Participer aux enquêtes réglementaires et démarches qualité

Profil recherché

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte autant que vos compétences.

✅ Formation & expérience

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat ou équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction administrative
• Une expérience dans l’enseignement supérieur, la formation ou l’environnement éducatif serait un plus
• Intérêt pour l’univers de l’enseignement supérieur

✅ Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Aisance avec les outils de gestion et les CRM
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers
• Bonne maîtrise des procédures administratives
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Capacité à produire des reportings fiables

✅ Qualités humaines

• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens du détail et conscience professionnelle
• Proactivité et sens du service
• Esprit d’équipe
• Discrétion et confidentialité
• Capacité d’adaptation

Conditions & informations pratiques

• Poste : Coordinateur(trice) Administratif(ve) F/H
• Contrat : CDI
• Localisation : Paris
• Rémunération : 30K€ brut annuel
• Rattachement hiérarchique : Responsable Administrative et Qualité

#WeAreInclusive

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