Ecole d'Assas - Chargé de scolarité - IMRT - F/H - CDI

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Acteur majeur de la formation aux métiers de la rééducation, l’Ecole d’Assas dispose aujourd’hui de 2 campus, à Paris et Saint-Quentin-en-Yvelines, et propose à ses 800 étudiants une formation reconnue pour son excellence pédagogique.

Rattaché hiérarchiquement à la directrice de programme IMRT, vous participez activement au bon déroulement des enseignements dans l’ensemble des sections qui vous sont confiées.

A ce titre, vous mettez en œuvre et assurez le suivi opérationnel de la scolarité sur votre périmètre. Vous contribuez au bon déroulement des parcours de formation et à la qualité de l’accompagnement – individualisé - des étudiants, dans le respect des procédures définies. 
Vous êtes un acteur clé de la relation étudiante au quotidien et constituez le relais de l’information entre les différents acteurs (notamment intervenants, étudiants, parents, équipe administrative et direction).

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (élèves, parents, partenaires, enseignants…) ;

• Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants (inscriptions, réinscriptions, suivi dans les outils notamment dans le logiciel de scolarité Formeis, préparation des prérentrées, mobilités, etc.) en lien avec les gestionnaires ADV du siège ;

• Organisation des conseils pédagogiques et autres réunions concernant le suivi des élèves (ex : réunions pédagogiques) ;

• Participer administrativement à la relation avec les certificateurs (ex : Rectorat, Faculté Paris Sud, …) ;

• Organiser et suivre les évaluations et examens (convocations, logistique, saisie…) en collaboration avec la direction pédagogique ;

• Envoyer, gérer et contribuer à l’analyse des enquêtes (satisfaction, insertion professionnelle…) des étudiants, financeurs et employeurs ;

• Réaliser des enquêtes ministérielles/académiques (SIFA, CVEC…) ;

• Garantir le respect des procédures et de l’utilisation de la documentation (GED) ;

• Assurer le suivi général et l’animation des classes de prépa et DTS IMRT (élection des délégués de classe, briefing écrit et oral en amont des temps forts de l’année, cogestion avec les référentes pédagogiques des difficultés ou conflits, organisation des conférences et sorties pédagogiques, etc.)

• Accompagner individuellement les étudiants (rdv étudiants, phoning employeur, rédaction et envoi des avertissements, aide à la prise en main des outils informatique, …) ;

• Participer aux actions de sensibilisation sur des sujets de prévention et d’actions de « bien-être étudiant » ;

• Transmettre des éléments nécessaires au bon déroulement de leur formation (Guides, Calendriers, Accès MyK, etc.) aux employeurs et étudiants ;

• Suivi et monitoring des temps de connexion des étudiants aux plateformes d’e-learning, en effectuant des relances aux étudiants si nécessaire, en coordination avec les professeurs principaux et/ou la direction pédagogique

• Suivi de l’immersion en entreprise en alternance, en collaboration avec la Chargée Admissions/Relations Entreprises (aide à la mise en relation avec employeur, édition et envoi des attestations d’assiduité, gestion des ruptures de contrat, etc.) afin de personnaliser leur parcours de formation le cas échéant ;

• Participations ponctuelles aux évènements internes et externes de l’Ecole (Portes Ouvertes, Salons Etudiants, Forum entreprises, etc.).

NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’école.

• Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat, ressources humaines, formation ou domaine équivalent.

• Souhait de s’investir dans un environnement pédagogique dynamique et orienté vers la réussite des étudiants.

• Capacité à assurer un rôle d’interlocuteur de proximité auprès des étudiants, des familles, des enseignants et des partenaires.

• Sens de l’accompagnement individuel et de la qualité de service.

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement ou de formation.

• Connaissance de l’environnement de la formation professionnelle et de l’alternance (contrats, financements, acteurs).

• Compréhension des parcours de formation, des évaluations et du suivi pédagogique des apprenants.

• Maîtrise des règles de confidentialité liées à la gestion des dossiers étudiants.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter des échéances.

• Excellentes capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’orthographe.

• Aisance dans le suivi administratif et la gestion de données.

• Capacité à appliquer et faire respecter des procédures.

• Une connaissance d’YPAREO, Salesforce ou d’un logiciel de gestion de la scolarité constitue un atout.

Qualités

• Sens du service et de l’accompagnement des étudiants.

• Excellent relationnel, écoute et diplomatie.

• Rigueur, organisation et fiabilité.

• Réactivité, proactivité et capacité à gérer les priorités.

• Adaptabilité et polyvalence dans un environnement en constante évolution.

• Esprit d’équipe tout en faisant preuve d’autonomie.

Expérience

• Une première expérience réussie dans la gestion de la scolarité, la formation, l’enseignement supérieur ou l’administration est souhaitée.

• Une expérience dans un CFA, une école ou un organisme de formation constitue un véritable plus.

Modalités & Avantages

• Type d’emploi : CDI, 39h

• Convention collective de l’Enseignement Privé Indépendant

• Tickets restaurant (10,00€/jour travaillé – 60% prise en charge employeur)

• Mutuelle prise à 100% en charge par l’employeur sur le forfait de base

• Forfait mobilité durable (58,33€/mois)

• Lieu de travail : St Quentin en Yvelines

Premier échange en visio avec la responsable recrutement

Entretien présentiel avec la Directrice de programme IMRT