Gestionnaire de dossiers formation des professionnels de santé (H/F)

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

La direction générale médicale et scientifique (DGMS) est organisée en trois directions qui couvrent les champs de compétences métiers de l’Agence :

• La direction prélèvement greffe organe et tissu (DPGOT), à laquelle sont rattachés les services territoriaux (SRA) ;
• La direction prélèvement greffe cellules souches hématopoïétiques (DPGCSH) ;
• La direction procréation, embryologie et génétique humaines (PEGh). 

Elle comprend également des pôles transversaux aux trois directions métiers qui concourent à la réalisation des missions de l’Agence de la biomédecine : Formation des Professionnels de Santé (FPS), aide à la décision, sécurité-qualité, données, recherche-veille et international.

Missions principales

Elle consiste à assurer la gestion administrative des activités du pôle de formation des professionnels de santé.

Instruire et assurer la gestion administrative des dossiers propres à l’activité du PFPS

• Constituer et tenir à jour les dossiers relatifs à l’activité
• Saisir, analyser et vérifier la fiabilité des données (inscriptions d’apprenants, informations aux formateurs, contrôle des émargements…)
• Emettre des documents (convocations, conventions, bons de commande…) Actualiser les bases de données / fichiers
• Appliquer les procédures du PFPS
• Classer et archiver des documents

Transmettre les informations

• Accueillir, informer les interlocuteurs internes/externes de l’ABM
• Transmettre / Diffuser les informations utiles/pratiques à l’activité du pôle
• Alerter le cas échéant le manager et les chargées de projet d’un dysfonctionnement, d’une anomalie ou d’une situation comportant des risques divers

Spécificités et contraintes du poste

• Relations avec les établissements de santé, les professionnels de santé, les directions métiers et ressources de l’Agence,
• Confidentialité et devoir de réserve.

Une formation initiale de niveau bac minimum en secrétariat est requise, ainsi qu’une première expérience professionnelle. Une connaissance de l’activité d’un organisme de formation, de la règlementation associée et du fonctionnement de l’Agence constitue un atout. La personne devra également maîtriser les outils bureautiques et avoir une appétence pour les logiciels spécifiques au pôle, être capable de rédiger des documents simples (mails, comptes-rendus, etc.), appliquer les procédures du PFPS, gérer les priorités et les échéances, ainsi que recueillir, analyser et orienter les demandes si nécessaire.

Le poste requiert de solides qualités relationnelles, ainsi que rigueur et sens de l’organisation. La personne devra faire preuve de capacité d’apprentissage, d’anticipation et d’adaptabilité, tout en ayant un esprit d’équipe, de la curiosité et un état d’esprit positif. Une capacité à être force de proposition sera également appréciée.

Envie de relever ce défi ? Rejoignez-nous !

Type de contrat : contrat de droit public - Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible (jusqu'à 2 jours), sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.