Gestionnaire formation (H/F)

Finalité du poste

Rattaché.e au Service de Gestion Partagée (SGP). Vous apportez un support administratif, légal et financier aux activités de l’école : Formation Initiale, Formation Tout au Long de la Vie (FTLV), Recherche, Diplômes, etc. Votre mission principale est de gérer l’administration et l’organisation des diplômes en formation continue, en lien hiérarchique avec la Responsable du SGP et fonctionnel avec la Chargée de mission ou la Directrice de la FTLV. Vous assurez le back office des formations professionnelles (mastères, MSC, stages courts) en prenant en charge les tâches administratives et logistiques. Vous veillez au respect des processus internes (achats, facturation, contrats, déplacements) en coordination avec les services du Secrétariat Général et l’Agence Comptable. Vous êtes l’interface entre les services de l’école, les stagiaires, les partenaires, les responsables pédagogiques et les intervenants de la FTLV.

Missions principales

A. GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES ACTIVITÉS DE FORMATION

1. Suivi administratif des élèves de la FTLV

- Élaborer les dossiers administratifs des élèves de chacune des formations après leur admission en Mastère : inscription, édition des conventions de formation et avenants, conventions de VAE/VAP et conventions de stage, édition des certificats de scolarité ;

- Instruire les dossiers auprès des acteurs et financeurs de la formation professionnelle (EDOF/KAIROS/Transitions Pro/OPCO) : suivi et alimentation des dossiers sur les plateformes, régularisations administratives et financières auprès des élèves, des entreprises, des OPCO ;

- Suivre le processus de facturation des recettes, en étroite collaboration avec le service financier et l’agence comptable ;

- Editer les conventions d’allocation de diplôme du mastère spécialisé CTC et suivi les enveloppes allouées dans ce cadre.

2. Suivi administratif des intervenants

- Editer et suivre les contrats des intervenants : réunir les pièces justificatives et documents nécessaires auprès des intervenants, et intervenantes éditer les contrats (CDDU) et suivre mensuellement le processus des « services faits » ;

- Suivre et réserver les déplacements (transports et hôtels).

3. Suivi des commandes / achats

Recueillir, commander et anticiper les besoins en matériel de la FTLV (en interface avec la direction de la FTLV) : demandes de devis, demandes d’achats, suivi des commandes et des services faits.

4. Participer aux différents reporting et enquêtes annuelles

Rassembler les informations, sur le périmètre du poste, nécessaires à la finalisation des demandes de reporting et enquêtes régulières ou ponctuelles. 

B. GESTION DE LA SCOLARITE DES ÉLÈVES EN FORMATION PROFESSIONNELLE

1. Appui à l’organisation et au déploiement du calendrier pédagogique et évènementiel

- Organiser les rentrées : convocation, mise à jour des documents (livret des élèves, guide des élèves, autorisation de droit à l’image etc…) ;

- Organiser les soutenances de diplômes, de VAE et de VAP : transmission des dossiers aux candidats, pointage des apprenants et apprenantes soutenant, contrats des membres de jury, réservations des salles, convocations des élèves, accueil des jurys (café, pauses, plateaux repas), éditions des procès-verbaux ;

- Organiser les remises des diplômes / Séminaires inter MS / Conférences / expositions des diplômés MS CTC ;

- Organiser et participer aux « Portes ouvertes » : accueillir, informer, orienter les différents publics.

2. Appui à l’organisation administrative de la scolarité

- Consolider en lien avec les entreprises et les élèves, le calendrier de l’alternance pour chaque contrat de professionnalisation ;

- Créer des événements dans le logiciel de scolarité pour chaque cours, réservation des salles, inscription dans les plannings dans le logiciel de scolarité ;

- Gérer et alimenter les drive classroom ;

- Gérer les attestations de présence : édition, suivi, saisie CLOE pour les apprentis ;

- Editer et suivre les conventions de stage ;

- Editer les contrats des intervenants et conventions de formation dans le cadre des formations courtes.