ISO Digital - Chargé de scolarité - F/H - CDI

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Rattaché hiérarchiquement à la Responsable pédagogique et scolarité, vous participez activement au bon déroulement des enseignements dans l’ensemble des sections qui vous sont confiées.

A ce titre, vous mettez en œuvre et assurez le suivi opérationnel de la scolarité sur votre périmètre. Vous contribuez au bon déroulement des parcours de formation et à la qualité de l’accompagnement – individualisé - des étudiants, dans le respect des procédures définies. 
Vous êtes un acteur clé de la relation étudiante au quotidien et constituez le relais de l’information entre les différents acteurs (notamment intervenants, étudiants, parents, équipe administrative et direction).

Responsabilités

Administratif :

• Assurer l’accueil des différents interlocuteurs (élèves, parents, partenaires, enseignants…) ;

• Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants (inscriptions, réinscriptions, suivi dans les outils notamment dans le logiciel de scolarité Ypareo, préparation des prérentrées, mobilités, etc.) en lien avec les gestionnaires ADV du siège ;

• Organisation des conseils de classe et autres réunions concernant le suivi des élèves (ex : réunions pédagogiques) ;

• Organiser et suivre les évaluations et examens (convocations, logistique, saisie…) en collaboration avec la direction pédagogique ;

• Réaliser des enquêtes ministérielles/académiques (SIFA, CVEC…) ;

• Garantir le respect des procédures et de l’utilisation de la documentation (GED) ;

Vie scolaire :

• Assurer le suivi général et l’animation des classes de son périmètre (élection des délégués de classe, briefing écrit et oral en amont des temps forts de l’année, cogestion avec les professeurs principaux des difficultés ou conflits, organisation des conférences et sorties pédagogiques, etc.)

• Suivre, analyser et reporter les absences, retards et notes des étudiants, dans le but de prévenir les éventuels abandons des étudiants ;

• Accompagner individuellement les étudiants

• Participer aux actions de sensibilisation sur des sujets de prévention et d’actions de « bien-être étudiant » ;

• Transmettre des éléments nécessaires au bon déroulement de leur formation (Guides, Calendriers, Accès Yparéo, etc.) aux employeurs et étudiants ;

• Suivi des notes et du niveau des étudiants (analyse avec les professeurs principaux des classes de son périmètre, rdv étudiants, phoning employeur, rédaction et envoi des avertissements) ;

• Suivi et monitoring des temps de connexion des étudiants aux plateformes d’e-learning, en effectuant des relances aux étudiants si nécessaire, en coordination avec les professeurs principaux/prof e-learning ;

• Suivi de l’immersion en entreprise en alternance, en collaboration avec le professeur référent des relations entreprises (aide à la mise en relation avec employeur, édition et envoi des attestations d’assiduité, gestion des ruptures de contrat, etc.) afin de personnaliser leur parcours de formation le cas échéant ;

Vie de l’établissement :

• Participer aux événements (JPO, salons, forums, réunions pédagogiques…)

• Contribuer au bon fonctionnement général de l’établissement

Connaissances

• Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques (Pack Office 365)

• La maitrise des logiciels métiers (YPAREO, Salesforce, …) est un plus

• Connaissances des cursus et de la réglementation de la formation et notamment de l’alternance (contenus, accès & financements)

Compétences

• Capacité à respecter les directives/procédures, et à en mettre en place le cas échéant

• Compétences rédactionnelles et bon niveau d’orthographe (échanges écrits avec les différents interlocuteurs - comptes-rendus – réunions de classe…)

• Savoir respecter un calendrier

• Organisation, rigueur et fiabilité (capacité à suivre des consignes, un mode opératoire définit, …)

• Sens du reporting et proactivité

Qualités

• Sens de l’écoute et du « service clients » (suivi des élèves, relations avec les entreprises…)

• Excellent communiquant tant à l’oral qu’à l’écrit (en sachant s’adapter à des interlocuteurs variés et de tout niveau)

• Qualités relationnelles et diplomatie

• Discrétion et confidentialité (échanges avec les étudiants, parents, les enseignants…)

• Forte adaptabilité et polyvalence (variété des missions)

• Esprit d’équipe et logique d’entre-aide (soutien possible ponctuellement à l’équipe ou la direction) tout en sachant être autonome

Modalités & Avantages

• Tickets restaurants (10,00€/jour travaillé)

• Forfait mobilité durable (58,33€/mois)

• Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)

• Télétravail possible

Entretien visio avec la Responsable recrutement

Entretien en présentiel avec le Directeur d’établissement et la Responsable pédagogique