Office Manager - CDD (H/F)

EOS imaging est une société internationale spécialisée dans les solutions innovantes en imagerie et logiciels pour les soins ostéo-articulaires et la chirurgie orthopédique.

Elle fait partie du groupe Alphatec Spine.

Les valeurs clés de curiosité, de dépassement de soi et de haute exigence clinique constituent le socle d’un travail collaboratif avec un objectif commun : le meilleur soin au patient.

Fières des produits qu’elles développent, les équipes EOS Imaging apprécient de travailler dans un environnement convivial où chacun s’investit pour faire avancer les projets.

Au sein de l’équipe People & Culture, qui œuvre pour le bon fonctionnement de l’organisation et l’épanouissement des salariés, vous reporterez directement à la Directrice des Ressources Humaines et collaborez avec l’ensemble de l’organisation, les prestataires qui interviennent, les acteurs du bâtiment et serez le visage de l’entreprise pour nos visiteurs.

Au cœur de l’activité, vous serez LA personne indispensable qui veille à ce que les bureaux soient agréables, sécurisés, chaleureux et vivants et à ce que les équipes y soient épanouies.

Pour ce faire, vos missions seront les suivantes :

Office Management :

• Assurer l'accueil physique Français/Anglais sur le site de Paris et veiller à la sécurité de nos visiteurs (accueil, gestion des accès)
• Assurer le fonctionnement opérationnel des bureaux :
• Supervision et coordination des contrats de prestations de services (ménage, climatisation, électricité, contrôle d’accès),
• Gestion des commandes et des stocks (café, fontaine à eau, snacks, viennoiseries, fruits, fournitures), optimisation des coûts,
• Gestion des salles de réunion,
• Suivi des équipements de sécurité (badges d’accès, alarme, vidéosurveillance),
• Relation avec le propriétaire des locaux,
• Gestion du courrier / des colis,

• Superviser divers travaux notamment d'aménagement et d’entretien, être force de proposition quant à l’aménagement des locaux ;
• Être le référent voyage de l’entreprise : être le référent interne et contact de notre agence de voyage, organiser les visas associés aux déplacements des salariés ;
• Gérer la flotte automobile (suivi des contrats, renouvellement, assurance) ;
• Coordonner des actions de Santé et Sécurité (trousses de secours, ateliers, affichages, formation SST ou EPI, radioprotection, contribution au DUERP et à la prévention des risques)
• Gérer la répartition des tickets restaurants chaque mois et les abonnements à la salle de sport
• Aider à la préparation des visites clients (accueil, agenda, goodies)

Happiness Management :

• Être moteur sur l'organisation des événements entreprise : planification et organisation des événements de vie d’entreprise, aide opérationnelle sur les événements de la direction
• Réaliser des communications internes (newsletter, affichage numérique et papier)
• Collaborer avec le site de Besançon pour uniformiser la tenue des événements

Formation et Expérience

Cet emploi est directement accessible à partir de formations de niveau BTS.

Compétences requises

• Vous justifiez d’une première expérience réussie (2 à 3 ans minimum) sur un poste similaire d’Office Manager ou d’Assistant(e) de direction ;
• Vous avez le sens du service, un excellent relationnel et votre bonne humeur est votre principal atout ;
• Vous êtes organisé(e), proactif, portez une grande attention aux détails et savez vous adapter aux changements de dernière minute ;
• Vous êtes autonome mais savez collaborer et communiquer sur l’avancement de vos différents projets ;
• Votre respect de la confidentialité est à toute épreuve ;
• Vous parlez un anglais professionnel ;

Informations supplémentaires

 Le poste est à pourvoir en CDD à partir de début mars 2026 pour environ 7 mois dans le cadre d’un remplacement de congé maternité.

• Le process de recrutement pour ce poste :   
  Un échange téléphonique d’une trentaine de minute avec Aurélie, Chargée de recrutement
• Un entretien avec votre future manager
• Un échange final avec notre office manager