Office Manager F/H

Novagraaf est un cabinet de Conseil en Propriété Intellectuelle (PI) qui se distingue par une vision résolument moderne de son rôle de partenaire PI des entreprises et combine le savoir-faire d’un cabinet juridique international avec l’innovation et l’efficience d’un prestataire global.

Composé d'environ 130 collaborateurs sur 4 sites : Paris, Bordeaux, Lorient et Besançon, Novagraaf fait partie du groupe Questel composé en France d’environ 220 collaborateurs répartis sur 4 sites Sophia-Antipolis, Paris, Grenoble et Montpellier.

Sous la responsabilité de la DRH, travaillant en liaison direct avec les services financiers et juridiques du groupe vous serez responsable des Services généraux du groupe Questel en France et veillerez à ce que les collaborateurs bénéficient de conditions de travail optimales, en garantissant leur bien-être ainsi que leur sécurité. 

Vos principales responsabilités seront:

1. Gestion des services généraux et des locaux

• Aménagement et maintenance des espaces : Gestion des bureaux privatifs et parties communes (aménagements, réaménagements, acoustique, déménagements, contrôles réglementaires, incidents, dégradations).


• Sécurité des locaux : Supervision du gardiennage, vidéo-surveillance, contrôle d’accès, registre de sécurité, consignes, mise à jour des plans, sécurité des établissements (extincteurs, etc.). · Pilotage des courriers entrants et sortants


• Gestion des prestataires : Relations avec les propriétaires, gestionnaires, prestataires multi-techniques et société de ménage.


• Gestion des véhicules : Suivi de la flotte des véhicules de société.


• Gestion des voyages : réservation train, avion, hôtels

2. Gestion administrative et logistique

• Courrier et archives : Gestion du courrier, classement et archivage des documents.


• Stocks et commandes : Centralisation des commandes de fournitures de bureau, café, électroménager, etc.


• Accueil et hygiène : Supervision de l’accueil tournant et respect des règles d’hygiène et de sécurité.

3. Gestion des prestataires et des contrats

• Appels d’offres et sélection : Mise en concurrence, sélection des fournisseurs, établissement des cahiers des charges, réalisation des appels d’offres.


• Suivi des contrats : Gestion de l’ensemble des contrats de prestations et des contrôles réglementaires (électrique, extinction incendie, etc.).

4. Gestion financière

• Budget et achats : Élaboration et gestion du budget des services généraux, gestion des achats, commandes et facturations fournisseurs.

5. Sécurité, environnement et conformité

• Respect des règles de sécurité : Garantie du respect des règles de sécurité réglementaires, intégration des enjeux environnementaux et sociétaux.


• Formation et évaluation : Formation des nouveaux collaborateurs aux aspects sécurité et évacuation, préparation des rapports et évaluations des risques pour la DRH, participation au CSE selon les sujets.


• RSE : Participation active au reporting RSE.

6. Animation de l’équipe directe et indirecte impliquée dans la gestion des sites européens : 

• Management : Management direct éventuel de collaborateurs de l’équipe office management


• Interactions : Interactions continues, apaisées et constructives avec les collaborateurs impliqués (relais, direction) dans la gestion des sites

Compétences requises:

• Langues : Anglais courant nécessaire.


• Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques, gestion de contrats, connaissance des normes de sécurité et réglementations.


• Compétences légales : Connaissance des obligations légales en matière de sécurité, d’hygiène et de gestion des locaux

Ce poste exige une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation et du service ainsi qu'une capacité à anticiper les besoins pour offrir un cadre de travail optimal. Polyvalence et rigueur seront donc des qualités essentielles pour mener à bien vos missions.

Ce que nous proposons:

Rejoignez un environnement de travail international et convivial où la flexibilité d'organisation et l'esprit collectif de travail est favorisé.

• 
  CDI, statut cadre au forfait jour avec 14 jours de RTT par an


• Full time à Asnières


• Au choix: accès à la cantine d'entreprise ou tickets restaurant


• Accessibilité des bureaux: navettes qui circulent depuis la sortie du RER C, places de parking réservées ou forfait mobilité vélo


• Une couverture mutuelle et prévoyance très intéressante


• Accès à des cours de sports gratuits à l'heure du déjeuner
  Un esprit de travail collectif, des

📍Poste basé à Asnières-sur-Seine, en présentiel à 100%. Principalement dédié à une gestion multi-sites en France, ce poste peut occasionnellement nécessiter des interventions en Europe.

Animée par des valeurs d'esprit d'entreprise, de respect et d'intégrité, Novagraaf s'engage en faveur de la croissance et de la responsabilité sociale. Nous favorisons un lieu de travail inclusif et équitable où chacun se sent respecté et responsabilisé, indépendamment de ses antécédents. Novagraaf est un employeur respectueux de l'égalité des chances, qui considère tous les candidats qualifiés sans discrimination.

#NVG_FR