Réceptionniste

INSEAD recherche un/une Réceptionniste pour rejoindre notre équipe Campus Services. Il s'agit d'un poste à temps plein, à durée indéterminée basé sur notre Campus Europe à Fontainebleau.

Le Département Campus Services de l’INSEAD veille au bon fonctionnement et à la gestion des campus mondiaux de l’école. Il fournit une gamme de services essentiels, tels que la gestion des installations, la restauration, le logement et la sécurité, garantissant un environnement confortable et sûr pour les étudiants, le personnel et les visiteurs.

À propos du poste

Le/La réceptionniste participe à la préparation des séjours de groupe et assure un excellent service aux clients dès leur arrivée, tout au long de leur séjour et jusqu'à leur départ, garantissant une expérience de check-in/check-out fluide et efficace, en gérant les divergences et les problèmes de manière efficace et professionnelle. Il/Elle assure la sécurité des bâtiments et des clients. 

Le titulaire du poste relèvera du Responsable de la réception. 

Votre rôle au sein de l’équipe

Service à la clientèle :

• Accueillir les clients dans les 2 hôtels INSEAD.


• Préparer les arrivées et les départs.


• Présenter et expliquer les services des hôtels, du campus et les informations générales.


• Gérer le standard téléphonique des appels internes et externes entrants.


• Recevoir et suivre les demandes et plaintes des clients.


• Chercher des solutions et prendre des initiatives.


• Fournir un service de conciergerie (réservations de taxis et de restaurants, informations touristiques et sur le campus).


• Superviser la propreté et l'aménagement du hall, de la salle des bagages et du back-office.


• Collaborer avec le responsable de l'entretien ménager.

Opérations :

• Vérifier les détails des réservations (dates, segment, tarif, méthode de paiement ; besoins spéciaux).


• Attribuer les chambres.


• Préparer les cartes-clés et les formulaires d'information des invités.

Facturation et gestion de la caisse :

• Imputer les dépenses/débours (nettoyage à sec, bar/repas, taxis, etc.) aux comptes des clients dans le PMS.


• Gérer les paiements des clients (espèces/carte de crédit) et la facturation.


• Suivre les factures, les proformas, les annulations et les non-présentations.


• Vérifier les fonds de caisse quotidiennement.

Demandes de réservation :

• Répondre aux demandes de réservation par email et téléphone en temps opportun.


• Envoyer les détails de confirmation.

Sécurité des clients :

• Maîtriser les procédures d'évacuation et le système de détection d'incendie.


• Vérifier les allées et venues dans les hôtels et signaler les situations ou comportements anormaux.


• Établir des rapports d'activité des incidents et les partager avec l'équipe suivante.

Le profil idéal 

• Diplôme de premier cycle et expérience professionnelle dans l'hôtellerie.


• Expérience dans un hôtel, à la réception ou dans un poste en contact avec la clientèle.


• Fort esprit d'équipe.


• Orientation client.


• Bon communicant.


• Compétences en service à la clientèle.


• Capacité à collaborer efficacement.


• Sens de l'organisation.


• Bonne présentation.


• Maîtrise de l'anglais parlé.


• Compétences en informatique et Pack Office, connaissance de PROTEL AIR ou d'autres systèmes PMS.

Nous vous prions de bien vouloir soumettre votre candidature accompagnée d’un CV en anglais.