Référent.e services généraux F/H

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique.

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 530 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous !

À propos du poste

Dans le cadre d’un renforcement du pôle Services Généraux, Audencia recherche un(e) Référent.e services généraux afin d’assurer le bon fonctionnement opérationnel de ses différents campus, en garantissant la qualité des services aux utilisateurs (collaborateurs, étudiants, intervenants).

Il/elle coordonne les prestations, veille à la bonne application des process et contribue à un environnement de travail agréable et efficient.

Vos missions principales seront les suivantes :

1. Pilotage des prestataires

- Assurer la coordination et le suivi des prestataires tout en veillant au respect des engagements contractuels et à la qualité des prestations : restauration, accueil, entretien / propreté

- Identifier et anticiper les besoins opérationnels des campus et/ou les dysfonctionnements et les faire remonter à la responsable du pôle

2. Gestion opérationnelle des campus

• Organiser et assurer des réunions régulières sur les 3 campus nantais avec les directeurs/trices de Campus

• Garantir la continuité de service et le bon fonctionnement des installations

• Gérer les demandes quotidiennes des utilisateurs

• Assurer la gestion des fournitures : fournitures administratives, quincaillerie, fournitures gros volumes (savons, papiers hygiéniques…), fournitures médicales

3. Gestion des stocks, commandes et livraisons

• Réaliser l’inventaire des stocks (mobiliers et fournitures)

• Réaliser le suivi des stocks

• Suivi du budget fournitures

• Coordonner l’étiquetage du mobilier (en lien avec les techniciens du pôle exploitation)

• Saisir des demandes d’achat via notre outil interne

• S’assurer de la bonne réception des marchandises (bons de livraisons) en lien avec les techniciens du pôle exploitation

4. Gestion des badges et archives

Avec l’appui de l’assistante administrative :

• Assurer la fourniture des badges des nouveaux collaborateurs et des étudiants

• Coordonner l’archivage

6. Organisation et structuration des process

• Déployer et structurer les processus (badges, archives, commandes…)

• Veiller à la bonne application des procédures internes et les mettre à jour le cas échéant

• Contribuer à l’amélioration continue des services

7. Communication et accompagnement des utilisateurs

• Assurer une communication fluide avec les utilisateurs des campus, être à leur écoute

• Répondre aux tickets des SGX

• Diffuser en interne les process et les bonnes pratiques

• Gérer les remontées de dysfonctionnements, proposer des solutions adaptées et assurer leur suivi

• Assurer une bonne communication entre le pôle immobilier et le pôle exploitation

Profil recherché

• Compétences techniques

- Gestion de services généraux multi-sites

- Suivi budgétaire et gestion des commandes

- Coordination de prestataires

- Connaissance des environnements ERP / outils de gestion (apprécié)

- Aisance rédactionnelle

• Compétences comportementales

- Excellent sens de l’organisation et de la coordination

- Aisance relationnelle et sens du service

- Bon communicant, capacité à interagir avec des interlocuteurs variés

- Réactivité et capacité à gérer les priorités et les imprévus

- Esprit d’initiative et orientation solution

Conditions de travail :

• Type de contrat : CDI, temps plein, à pouvoir dès que possible.

• Localisation : NANTES – Atlantic campus (8 route de la Jonelière 44300 Nantes)

• Rémunération annuelle brute : 32-34 000€ / 13 mois selon profil et expérience

• Statut : Technicien, 35h

• Télétravail : jusqu'à 2 jours / semaine, après 1 mois d'ancienneté

• Congés : 25 jours de congés payés + jours de modulation + jours CCI

• Jours urgence familiale rémunérés

• Mutuelle familiale prise en charge à 100%, Tickets Restaurants, CSE, accord d’intéressement