Responsable administratif (H/F)

ADMINSTRATION AGENCE NIV.2

• Administration générale de l'agence

o Être le garant du bon traitement et de la bonne gestion de toutes les tâches administratives déléguées : sinistres, litiges clients, astreinte, etc.

• Fonctionnement de l'agence

o Assurer la suppléance du Responsable d'Agence

o Être polyvalent avec toutes les fonctions sous son autorité

o Être le référent de l'agence concernant toutes les tâches administratives, ADV et logistiques

• Recouvrement des créances

o Sous l'autorité coordonnée du Siège obtenir des Chargés d'Affaires un recouvrement efficace

• Ressources humaines

o Garantir, avec le Responsable d'Agence et le Coordinateur Technique, le respect des temps de travail et de repos

o Valider avec le Responsable d'Agence et le Coordonnateur Technique les données de paie (congés, AT, AM, heures supplémentaires, …) avant transmission au Service Administratif et Financier du Siège

o Contrôler et valider, avec le Responsable d'Agence, les notes de frais avant transmission au Service Administratif et Financier du Siège

o Garantir un traitement efficace des déclarations d'accident du travail :

• Avant envoi, valider la déclaration avec l'Assistante RH du siège

• Respecter les délais réglementaires

• Achats

o Garantir un rapprochement efficace et rapide des commandes d'achats avec les documents de livraison et les factures fournisseurs

ADV & LOGISTIQUE

• Gestion administrative des commandes client (location/vente/réparation)

o Veiller à la bonne tenue des dossiers : complétude, rangement et classement des pièces

o Veiller à l'obtention des commandes client, des contrats de sous-traitance dûment complétés et de toutes les pièces nécessaires au bon traitement d'une affaire

• Facturation clients

o Facturer les dossiers en se rapprochant des Chargés d'Affaires - Si délégation, garantir un contrôle efficace de la conformité des factures avec nos exigences et celles des Clients

o Respecter, ou faire respecter, l'objectif de délai de facturation défini par la Direction Générale

• Gestion du marché ERDF sur l'agence

o Assurer le suivi commercial des agences d'exploitation

o Planifier toutes les demandes et les mettre en préparation

o Planifier et gérer les dossiers : réservation, commande, bon de sortie, bon de retour, PV

o Établir la facturation

o Tenir à jour les statistique ERDF