Un.e Secrétaire en CDI à temps partiel - 0.50 ETP F/H

Le pôle "Prévenir et garantir les droits des Enfants" se situe au croisement des enjeux de parentalité, de prévention, de protection de l’enfant, et d’insertion.

Nous recrutons un.e secrétaire pour le Service Unité de Visites Médiatisées Enfant - Parent (UVMEP)

Vos missions :

• Concourir à la qualité de l’accueil des usagers et des partenaires
  
  
  
  • Assurer le standard et l’accueil physique
  
  
  • Assurer une présence dans les locaux et être en veille sur d’éventuels incidents lors des visites en cours
  
  
  • S’assurer du respect des échéances fixées par le juge, en étant en veille sur les délais
  
  
  • Faire les liens avec les services généraux (maintenance, nettoyage)
  
  
  
  


• Assurer la gestion administrative du service et des dossiers 
  
  
  
  • Enregistrer des courriers entrants et sortants
  
  
  • Enregistrer et transmettre les informations liées aux appels téléphoniques (familles, partenaires)
  
  
  • Organiser le dossier unique de l’usager dans le logiciel (enregistrement des documents, application de la RGPD, archivage numérique)
  
  
  • Assurer la mise en forme et la diffusion des courriers, rapports et notes sociales vers les familles, les partenaires et le tribunal
  
  
  • Enregistrer les dossiers en attente d’admission (vérifier les données auprès des partenaires, tracer les informations correspondantes, préparer les livrets d’admission)
  
  
  • Accompagner le déploiement du logiciel auprès des travailleurs sociaux (vérification de la saisie des données, soutien à l’utilisation, participation à l’élaboration des procédures).
  
  
  
  


• Assurer le suivi de l’activité et exploitation statistique




• Traiter les données statistiques et effectuer un point mensuel des données à partir du logiciel


• Traiter les données annuelles et participer à élaboration du rapport activité




• Participer de manière transversale aux missions des services administratifs




• Participer au niveau associatif et pour le pôle à la démarche qualité des services administratifs


• Être en capacité de soutenir les activités d’autres services (pendant les congés)