Assistant administratif commercial et communication H/F

Votre quotidien au sein de l'hôtel

Au sein de l'hôtel 4 étoiles Courtyard by Marriott Paris West Défense Colombes, comptant 150 chambres, deux salles de réunions, un business center, un restaurant et une salle de fitness, vous rejoignez notre établissement proche de La Défense pour un contrat d'apprentissage de 12 mois sur une base de 39h par semaine.

Intégré(e) au service commercial et communication, l’alternant(e) ou stagiaire accompagne l’équipe dans la gestion administrative quotidienne, le suivi des opportunités commerciales et la valorisation de l’hôtel. Il/elle assure un support opérationnel, participe à la qualité de la relation client et facilite la circulation des informations entre les services.

Les missions sont réalisées sous l’encadrement de la Responsable commerciale et, selon leur nature, après validation de l’équipe en charge des dossiers.

ACTIVITÉS ET TÂCHES DU POSTE

1. Support administratif et suivi des dossiers

· Réceptionner, trier et orienter les demandes clients reçues par e-mail ou téléphone.

· Assurer la mise à jour des fichiers clients, des bases de prospection et des outils de suivi du service.

· Préparer, mettre en forme et classer les documents commerciaux : devis, propositions, contrats, confirmations et pro forma.

· Participer à la saisie et à la mise à jour des informations dans les outils de gestion (CRM / PMS).

· Suivre les échéances, relances, documents manquants et éléments administratifs nécessaires à la bonne gestion des dossiers.

· Contribuer au suivi des facturations et à la transmission des informations au service Finance

· Participer à la préparation des offres commerciales, supports de présentation, rendez-vous et visites de l’établissement.

· Accompagner le suivi des dossiers clients : confirmations, rooming lists, demandes spécifiques, modifications et rappels.

· Appuyer les actions de prospection B2B, le suivi des comptes et les relances commerciales, selon les priorités définies.

· Faciliter la coordination avec la réception, la restauration, les étages pour préparer les accueils et prestations.

· Participer à l’élaboration des tableaux de bord et bilans d’activité (demandes, production, suivi commercial)

2. Communication et marketing digital

· Participer à l’animation des réseaux sociaux de l’hôtel (notamment LinkedIn et Instagram) : publications, stories et actualités.

· Contribuer à la préparation et à la tenue du planning éditorial, en lien avec les temps forts de l’hôtel.

· Créer et adapter des supports de communication : visuels, flyers, invitations, newsletters et présentations commerciales.

· Assister à la prise de photos / vidéos, au classement des visuels et à l’actualisation de la banque d’images.

· Participer à la mise à jour des informations et des contenus de l’hôtel sur les canaux et supports autorisés.

· Contribuer à la logistique, aux invitations, aux listes de participants et aux supports de communication des événements.

· Aider au suivi des retours clients et à la valorisation des événements après leur réalisation.

3. Activités annexes

· Confidentialité : ne jamais communiquer des informations confidentielles de l’hôtel

· S’assure que son apparence soit irréprochable et professionnelle

· Respecte et fait respecter les procédures et standards MARRIOTT.

· Se conforme à l’ensemble de la règlementations et des règles internes applicables à l’hôtel

· Parler aux clients et collègues en utilisant un langage clair, approprié et professionnel.

Formation et expérience

Étudiant(e) en hôtellerie, commerce, gestion, administration ou communication, recherchant une alternance ou un stage. Une première expérience est souhaitée mais non obligatoire.

Compétences et qualités attendues

· Très bonne expression écrite et orale en français ; niveau d’anglais professionnel.

· Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et respect des délais.

· Bon relationnel, esprit d’équipe, discrétion et sens du service client.

· Curiosité, créativité, dynamisme et capacité à prendre des initiatives.

· Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Canva…)