ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & SUPPORT COMMERCIALE H/F

HOPSCOTCH PUBLIC RELATIONS conçoit et met en œuvre des stratégies de communication et d’influence visant à construire, transformer, protéger et faire rayonner la réputation de ses clients dans les médias, sur Internet et les réseaux sociaux, et auprès de leurs publics finaux (collaborateurs, associations, actionnaires…).

Notre approche du « Capital Relationnel » des marques et des organisations propose une vision élargie des RP organisée autour de l’enjeu central de la réputation, en résonnance avec les valeurs de responsabilité, d’innovation et d’entrepreneuriat du groupe Hopscotch.

Convaincus que l’engagement n’a de la valeur que lorsqu’il est sincère et que seule la visibilité méritée et les contenus pertinents laissent une trace durable, nous sommes certifiés e-label « Agences Actives » 3 étoiles et « Influence Responsable ». Nous ne considérons la sponsorisation des contenus que pour l’amplification de certaines campagnes.

La connivence est selon nous la nouvelle ère de la relation. Notre mission s’inscrit dans une vision de relations durables et substantielles, nourries par des contenus engageants et des expériences mémorielles, au service de communautés affinitaires utiles pour nos clients.

Nous en déployons le potentiel à travers l’écoute augmentée des audiences, l’usage des codes de communication et la projection idéale qui les animent, et mobilisons ainsi les publics au sein de communautés affinitaires contributives pour nos clients, que nous appelons les « Communautés Actives ».

MISSIONS

Sous la supervision de la Coordinatrice Administrative et en lien avec les équipes de consultants, vous participez au bon fonctionnement administratif et à la fluidité des projets commerciaux de l’agence.

Parmi vos missions :

Suivi administratif et financier

• Participation à la validation et à l’envoi des factures mensuelles aux clients
• Suivi du paiement des factures clients et dispatch des relances auprès des Partners et Business Leaders
• Suivi des retards de facturation et relance des équipes concernant les bons de commande et les éléments nécessaires à la facturation
• Suivi des factures fournisseurs et coordination avec le service comptable en cas de relances
• Participation au suivi des dépenses mensuelles liées aux cartes bancaires

Organisation et structuration des projets

• Création et organisation des espaces de travail (Dropbox, Teams) pour les équipes
• Mise à jour et organisation de documents administratifs et financiers

Soutien à la coordination commerciale

• Participation à la fluidité des projets commerciaux et au suivi des deadlines
• Appui dans le pilotage des agendas et l’organisation des échéances commerciales
• Soutien administratif dans la préparation des appels d’offres
• Aide à la coordination avec les équipes internes et le service juridique lorsque nécessaire

PROFIL

Étudiant(e) en formation supérieure en gestion, administration ou commerce (BTS GPME, BTS Support à l’Action Managériale, BUT GEA, licence gestion ou école de commerce), vous recherchez un stage vous permettant de développer vos compétences en gestion administrative, coordination de projets et suivi commercial.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, PowerPoint ainsi que les outils collaboratifs (Teams, Dropbox).

Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et faire preuve de réactivité dans un environnement dynamique. Votre sens du service, votre fiabilité et votre aisance relationnelle vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés (équipes internes, partenaires, service comptable).

Curiosité, proactivité et fiabilité seront des qualités essentielles pour réussir dans ce stage.

Le groupe HOPSCOTCH étant engagé dans la promotion de la diversité, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.