Stage Archivage et numérisation des documents logistiques H/F/X - Lyon

Lieu :   Lyon 8                                                           Date souhaitée de démarrage :  dès que possible

Durée :  2 semaines                                                              

Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et vulnérabilisées, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels et améliorer leurs conditions de vie. Elle s’engage à promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Depuis sa création en 1982, HI a mis en place des programmes de développement dans plus de 55 pays et intervient dans de nombreuses situations d’urgence. Aujourd'hui, nous avons un budget d'environ 200 millions d'euros, avec 4000 employés dans le monde.

Chez Handicap International, nous croyons fermement en l'importance de l'inclusion et de la diversité au sein de notre structure. C'est pourquoi nous sommes engagés dans une politique handicap afin de favoriser l'accueil et l'intégration de personnes en situation de handicap.

Merci d’indiquer si vous avez besoin d’un aménagement particulier, y compris pour participer aux 1ers entretiens.

Retrouvez plus d’informations sur l’association : www.hi.org.

CONTEXTE :

Dans le cadre d’un retour d’un volume important de documents issus de nos terrains d’intervention, nous recherchons un ou une stagiaire pour une durée de 2 semaines.

Votre mission principale sera d’assurer la numérisation, l’organisation et le classement thématique d’un ensemble de documents papier afin de constituer une base documentaire numérique propre et structurée.

Missions et responsabilités

1.  Rechercher des pièces sélectionnées et les reclasser une fois numérisées

ü Rechercher dans les container et boites les pièces justificatives des dépenses sélectionnées et les remettre à leur place.

2.  Numérisation des documents

ü Scanner l’intégralité des documents identifiés (14 cartons de documents).

ü Vérifier la qualité des scans (lisibilité, orientation, complétude).

ü Nommer correctement les fichiers selon une nomenclature définie.

ü Veiller au bon fonctionnement du matériel (scanner, imprimante) et signaler tout incident.

3.  Classement et organisation des documents numériques

ü Effectuer un premier tri numérique des documents scannés.

ü Classer les fichiers par thématiques selon les catégories définies (achats, stock, véhicules etc).

ü Organiser les dossiers et sous-dossiers sur l’ordinateur fourni.

ü Garantir une arborescence claire, structurée et facile d’accès.

4.  Organisation, Classement de l’archivage papier

ü Effectuer un tri des archive papier

Faire le classement

Ce stage nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques : scanner, imprimante, gestion de fichiers, navigation internet.

À l’aise avec l’utilisation d’un ordinateur (Windows), vous êtes capable de travailler de manière autonome sur des sujets confidentiels, et êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens du détail, votre organisation ? N’hésitez pas à postuler !

ACCESSIBILITE DU LIEU DE TRAVAIL :

Les locaux sont facilement accessibles en transports en commun (bus, métro). Un parking voitures et un parc à vélos sont également à disposition. Au sein du bâtiment, des rampes d'accès et ascenseurs garantissent une meilleure circulation.  Tous les postes de travail sont situés en Open Space mais des box sont disponibles à chaque étage pour travailler dans le calme si nécessaire. L’espace de travail est très lumineux.

Une référente handicap est présente pour répondre aux éventuelles questions et vous accompagner dans vos démarches. En fonction de vos besoins, le poste peut être aménagé.

Type de stage: non rémunéré, tickets resto et participation transport.

Les stages proposés chez HI donnent l’occasion aux étudiants d’évoluer dans une organisation internationale et de prendre part à l’action d’Humanité & Inclusion.

Merci d’envoyer votre CV et Lettre de motivation directement à : Clément Burelle [email protected]

Seule les candidatures envoyées à cette adresse seront prise en compte.

Pour plus d’information sur l’association : www.hi.org