Stage assistant de production Event - Janvier 2027

PRÉSENTATION

Pavillon Noir est une agence de communication stratégique & créative 360° (Film, Print, Design, Event, Digitale, Influence, IA) ancrée dans les cultures et les communautés.

CONTEXTE

Nous recherchons un(e) stagiaire dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe et participer à la production de projets événementiels haut de gamme. Vous serez impliqué(e) à 100% dans la gestion quotidienne des événements, de la préparation à la réalisation. Vous assisterez directement l’équipe de production dans toutes les étapes des projets.

Contrat : Stage Conventionné

Durée : 6 mois

Période : Janvier 2027 - Juillet 2027

PROFIL

Étudiant(e) en école de commerce, école de communication, école événementielle.

(Bac + 5)

Une spécialisation ou un intérêt particulier pour le luxe ou la culture est un plus, mais n'est pas obligatoire.

Plusieurs expériences souhaités

Stage de fin d’étude.

COMPÉTENCES 

• Aisance relationnelle, esprit d’équipe, énergie positive, diplomatie

• Rigueur, organisation, autonomie, gestion du temps et des priorités

• Capacité à travailler sous pression, réactivité, proactivité, gestion des urgences

• Bonne compréhension des attentes clients

• Curiosité, sens du détail, perfectionnisme

• Maîtrise de Mac OS et Google Workspace

• Bon niveau d’anglais

MISSIONS

• 1. Support à la gestion des événementsPréparation des événements : Aider à la création des documents nécessaires (plannings, fiches techniques, briefs pour les prestataires) et à la mise en place des éléments logistiques.
• Assistance sur site : Participer au montage/démontage des événements, en s'assurant que tout le matériel nécessaire soit disponible et fonctionnel.
• Suivi opérationnel : Aider à la gestion des équipes sur place, s'assurer du bon déroulement des activités et gérer les imprévus (techniques, logistiques).

• 2. Coordination des prestatairesGestion des fournisseurs : Participer à la prise de contact avec les prestataires (scénographie, technique, sécurité, etc.) et au suivi des commandes.
• Vérification des livraisons : Assurer le bon déroulement des livraisons et des installations sur site, en vérifiant que les prestations soient conformes aux attentes.
• Aide à la gestion des relations avec les prestataires : Participer à la coordination pendant l’événement (suivi des plannings et délais, communication avec les prestataires pour résoudre les éventuels problèmes).

• 3. Gestion des aspects logistiquesOrganisation des déplacements : Aider à la gestion des transports (matériel, invités, équipes) pour chaque événement.
• Répartition des rôles : Assister dans la distribution des tâches à l’équipe de production et à la gestion des différents postes (accueil, animation, technique, etc.).
• Gestion du matériel : S’assurer de la disponibilité et du bon état du matériel utilisé pour l'événement.

• 4. Suivi administratif et financierGestion des budgets : Participer à la mise à jour des tableaux de suivi des coûts (frais de location, frais de production, achats divers).
• Suivi des factures : Aider à la gestion administrative des prestataires (réception et traitement des devis, suivi des paiements).

• 5. Réalisation de reportingSuivi de l’événement : Après l’événement, participer à la réalisation de bilans et reportings sur les points forts et les axes d’amélioration.
• Collecte des retours : Recueillir les retours des clients et des participants afin d'améliorer la qualité des événements à venir.