YourLiebherrCareer: STAGE - Développement d'un outil de gestion des demandes de travaux CAO F/H

1. Élaboration du cahier des charges

• Recueillir et analyser les besoins des différentes parties prenantes ;


• cartographier les processus existants et identifier les pratiques communes ou spécifiques ;


• recenser les différents types de demandes et leurs règles de traitement ;


• définir les rôles, responsabilités, niveaux de priorité et circuits de validation ;


• formaliser les exigences fonctionnelles et techniques ;


• identifier les données éventuellement à reprendre depuis Cherwell/LEA ;


• proposer une organisation cible harmonisée ;


• participer à l’évaluation de Jira et, si nécessaire, d’autres solutions envisageables.

2. Développement des interfaces et des workflows dans Jira

• Concevoir les interfaces de saisie adaptées aux différents types de demandes ;


• définir les champs, formulaires et règles de gestion associés ;


• mettre en place les workflows d’affectation, de traitement, de validation et de clôture ;


• organiser la gestion des droits et des profils utilisateurs ;


• développer les vues nécessaires au suivi des demandes ;


• réaliser les tests fonctionnels avec les futurs utilisateurs ;


• intégrer les retours d’expérience et apporter les ajustements nécessaires.

3. Mise en place des KPI et du reporting

• Identifier les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité ;


• construire les tableaux de bord et les outils de reporting ;


• permettre le suivi du volume de demandes par type, périmètre et statut ;


• suivre les délais de prise en compte et de traitement ;


• mettre en évidence les demandes en retard, les points de blocage et les charges par activité ;


• définir les modalités de mise à jour et de diffusion des indicateurs.

Les KPI pourront notamment porter sur :

• le nombre de demandes reçues, en cours et clôturées ;


• le délai moyen d’affectation ;


• le délai moyen de traitement ;


• le respect des échéances ;


• la répartition des demandes par périmètre, type, priorité ou responsable ;


• l’ancienneté des demandes ouvertes ;


• le taux de demandes réouvertes ou retournées pour complément.

4. Élaboration des supports d’administration et de formation

• Rédiger le guide d’administration et de paramétrage de la solution ;


• documenter les workflows, les rôles et les règles de gestion ;


• élaborer les supports de formation à destination des utilisateurs ;


• créer des modes opératoires synthétiques pour les principales actions ;


• accompagner les phases de test, de déploiement et de prise en main ;


• proposer les modalités de maintien et d’évolution de l’outil.

Livrables attendus

À l’issue du stage, les livrables suivants sont attendus :

• un état des lieux des processus et outils existants ;


• un cahier des charges fonctionnel et technique ;


• une proposition de processus cible harmonisé ;


• un prototype ou une solution opérationnelle sous Jira ;


• les interfaces de saisie, d’affectation et de suivi ;


• les workflows associés aux différents types de demandes ;


• les tableaux de bord et indicateurs de pilotage ;


• une analyse de la reprise éventuelle des données issues de Cherwell et fichiers excel + programmes de migration de données associés.


• un plan de tests et un bilan des tests utilisateurs ;


• une documentation d’administration ;


• des supports de formation et des guides utilisateurs ;


• des recommandations concernant le déploiement et les évolutions futures.