Secrétaire administratif (H/F)

Tâches :

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

· Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements, …

· Calcul des devis

· Gestion du courrier entrant et sortant

· Prise de commande transférée au planning

· Gestion de la caisse et des règlements comptants

· Gestion des code-articles

RH

· Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences, ….

· Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances, ....

· Gestion administrative des intérimaires

EXPLOITATION

· Gestion des tableaux de suivi

· Gestion des EPI

· Envoi de produits pour analyse au laboratoire

· Gestion administrative des livraisons et chauffeurs

· Gestion administrative de la maintenance des machines

BASCULE

· Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur, ...

· Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents

· Suivi des encours commandes avec les BLs

· Gestion à distance d’un site secondaire à Fresnes : contrôle des passages

COMMERCE

· Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devis

FACTURATION

· Création client/chantier/produit.

· Gestion des tarifs et de la base client

· Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning, ...)

· Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation

· Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures)

· Mise sous plis ou envoi par dématérialisation

· Transfert de la facturation en comptabilité

· Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux, …) sous Excel

· Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siège

FOURNISSEURS

· Réception, vérification, rapprochement BL/factures

· Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoir

Rattachement :

· Responsable du site pour la partie opérationnelle

· Le directeur financier pour la partie administrative et financière

Compétences requises :

· Pack office

Qualités requises :

· Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning

· Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs

· Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents