Coordinator Event Operations (m/w/d)

At Ruby, your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby, we keep breaking new ground.

Hey Sunshine,

du bist ein Profi, wenn es um die Planung und Magie hinter den Kulissen geht? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag von unserem Rubyverse.

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Unser stylisches Corporate Office in München bündelt hierbei alle Bau- bzw. Design-, Verwaltungs- und Vermarktungsfunktionen sowie viele aus dem Hotel ausgelagerte Front Office Tätigkeiten. Die zentrale Operationsabteilung ist dabei für alle operativen Prozesse in den bestehenden Ruby Hotels, sowie die Vorbereitung aller Neueröffnungen zuständig.

Join us and make it your own story

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Nimmst Eventanfragen entgegen und bist der/die erste Ansprechpartner:in für alle Eventthemen


• Managst alle Event-Postfächer in HubSpot und bearbeitest Anfragen sowie Reservierungen sorgfältig und eigenständig


• Erstellst Angebote, Verträge und Rechnungen in HubSpot und begleitest Zahlungsvorgänge inklusive Follow-Up


• Planst, koordinierst und steuerst alle Event-Phasen (intern und extern) – vom Briefing bis zur Nachbereitung


• Leitest wöchentlich unser Function-Sheet-Meeting und sorgst so für Transparenz, Status-Updates und abgestimmte To-Dos, innerhalb im Team


• Übergibst Events zuverlässig an Hotelteams vor Ort und springst operativ ein, wenn’s gebraucht wird


• Arbeitest cross-funktional und kommunizierst klar & herzlich mit Gästen, Sales, Hotel-, Finance-Teams und externen Partnern

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du: 

• Hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im Event-, Hotel- oder Veranstaltungsbereich


• Konntest bereits erste praktische Erfahrungen im Event- oder Projektmanagement sammeln – idealerweise in der Hotellerie


• Arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und zuverlässig, mit einem ordentlichen Organisationstalent


• Bringst Freude an proaktiver, verbindlicher Kommunikation mit Gästen, Kolleg:innen und externen Partnern mit


• Denkst hands-on, packst aktiv mit an und behältst auch in hektischen Phasen den Überblick


• Bist sicher im Umgang mit MS Office und bringst idealerweise schon HubSpot‑Erfahrung mit - das wäre jedoch ein nice to have ;)


• Kannst sowohl Deutsch als auch Englisch im täglichen Arbeiten einsetzen

What's in for you? So grooven wir:

Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in die Story von Patrizia aus unserem Development-Team in München rein. Noch mehr Ruby Stories findest du hier:

www.ruby-hotels.com/stories