Administrative Unterstützung im Bereich Personal & Buchhaltung (16h/Woche, w/m/d)

Personal Administration

Du übernimmst die operative People-Administration und arbeitest dabei in bestehenden Systemen, klaren Abläufen und mit vorhandenen Vorlagen.

• Pflege von Personalakten und Personaldaten
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Erstellen, Versenden und Ablage von Vertragsänderungen und Bescheinigungen (z. B. Arbeits-, Verdienst-, Elternzeit-, Krankenkassen-Bescheinigungen)
• Verwaltung von Fristen (z. B. Probezeiten, Befristungen, Vertragsenden)
• Administrative Begleitung von Eintritten und Austritten
• Pflege und Strukturierung aller HR-Dokumente und Vorlagen
• Pflege von HR-Inhalten im Intranet
• Pflege der HR-Systeme (z.B. Personio: Stammdaten, Dokumente, Rollen)

Zuarbeit Finance & Buchhaltung (keine eigenständige Buchhaltung)

• Sammeln, Prüfen und Erfassen von Belegen
• Nachfragen bei fehlenden oder unklaren Belegen
• Abstimmung und Zuarbeit für die externe Buchhaltung

Organisation & Sicherheit

• Organisation und Dokumentation rund um:
  • Betriebsarzt
  • Ersthelfer
  • Brandschutz

• Koordination externer Dienstleister (z. B. Terminabstimmung für Begehungen)

• Du arbeitest zuverlässig, ordentlich und selbstständig
• Du hast Erfahrung in der Buchhaltung, HR-Sachbearbeitung, Assistenztätigkeiten oder vergleichbaren Bereichen
• Du hast keine Scheu vor Formularen, Listen, Fristen und Dokumenten
• Du kannst gut mit digitalen Tools umgehen (E-Mail, Tabellen, einfache Software)
• Du magst klare Aufgaben und feste Abläufe
• Sehr gute Deutsch Kenntnisse

• 16 Stunden pro Woche, eine Verteilung auf 2 - 4 Tage ist möglich und wird gemeinsam im Vertrag festgelegt.
• 1 Tag pro Woche Anwesenheit im Berliner Büro, sonst remote möglich
• Feste, klar abgegrenzte Aufgaben
• Enge Abstimmung mit People Team & Finance