Assistenz der Geschäftsführung (Administration & Digitalisierung)

Aufgaben:

• Vorbereitung und Sortierung von Belegen für die Buchhaltung.
• Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken, insbesondere in Zvoove.
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung administrativer Prozesse.
• Erstellung von Berichten, Tabellen und Präsentationen zur Entscheidungsunterstützung.
• Eigenständige Korrespondenz mit Kunden und Partnern.
• Einführung und Nutzung neuer Technologien, z. B. ChatGPT und monday.com.

Kompetenzen:

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Word).
• Schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft für neue Programme.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Interesse an digitalen Tools und modernen Technologien, insbesondere Künstliche Intelligenz.

Verantwortung:

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Planung und Organisation.
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• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Word.
• Erfahrung mit branchenspezifischer Software wie Zvoove oder Bereitschaft, sich schnell einzuarbeiten.
• Kenntnisse in der Nutzung von KI-Tools (z. B. ChatGPT) und Projektmanagement-Software wie monday.com sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.
• Fähigkeit, Berichte, Tabellen und Präsentationen zu erstellen und Daten strukturiert zu analysieren.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen, insbesondere der Vorbereitung von Belegen und Erstellung von Ausgangsrechnungen.

• Schnelle Auffassungsgabe: Fähigkeit, sich rasch in neue Aufgaben, Programme und Prozesse einzuarbeiten.
• Organisationstalent: Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Kommunikationsstärke: Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, um mit Kunden, Partnern und dem Team effektiv zu kommunizieren.
• Teamfähigkeit: Bereitschaft zur Zusammenarbeit und gegenseitigen Unterstützung im Team.
• Lernbereitschaft: Interesse an modernen Technologien und die Motivation, innovative Tools und Prozesse aktiv zu nutzen und weiterzuentwickeln.

• Moderner Arbeitsplatz: Arbeiten in einem digitalisierten und zukunftsorientierten Umfeld mit der Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung unserer Prozesse mitzuwirken.
• Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der Einarbeitung in neue Technologien wie KI-Tools und branchenspezifische Software (z. B. Zvoove) sowie individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flexibilität: Anpassung der Arbeitszeit (z. B. Teilzeit möglich), um Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.
• Persönlicher Gestaltungsspielraum: Eigenverantwortliche Aufgabenbereiche und die Möglichkeit, Ideen einzubringen und umzusetzen.
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung: Direkte Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung und Einblicke in strategische Entscheidungen.
• Attraktives Arbeitsumfeld: Kollegiale Atmosphäre und kurze Entscheidungswege in einem kleinen, motivierten Team.