Assistenz der Geschäftsführung & Organisationsmanagement (m/w/d)

Die Gemeinschaftspraxis am Schwanenteich in Grimmen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, zuverlässige und vorausschauend arbeitende Persönlichkeit für die Position Assistenz der Geschäftsführung & Organisationsmanagement (m/w/d).

In dieser zentralen Rolle unterstützt du die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Du behältst Termine, Fristen, Unterlagen, offene Aufgaben und laufende Themen im Blick und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig vorbereitet, weitergegeben und nachverfolgt werden.

Der Schwerpunkt der Position liegt nicht in der medizinischen Tätigkeit, sondern in Organisation, Struktur, Kommunikation, Schriftverkehr, Terminmanagement und der professionellen Unterstützung der Geschäftsführung im Praxisalltag.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
• Termin-, Kalender-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Unterlagen und Veranstaltungen
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken, E-Mails, Protokollen und internen Informationen
• Strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage von Dokumenten
• Koordination interner und externer Kommunikation
• Abstimmung mit Mitarbeitenden, Ärztinnen und Ärzten, externen Dienstleistern, Behörden und Partnern
• Unterstützung bei organisatorischen Personalthemen, zum Beispiel Onboarding, Terminabstimmungen und Dokumentenvorbereitung
• Unterstützung bei Projekten, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung und organisatorischen Abläufen
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Beschlüsse, Fristen und Wiedervorlagen
• Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses und einer strukturierten Arbeitsorganisation

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats-, Office-Management- oder Verwaltungsbereich
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Kalendern, digitalen Arbeitsmitteln und Office-Anwendungen
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Gutes Priorisierungsvermögen und vorausschauendes Denken
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Erfahrung im Gesundheitswesen oder in einer Arztpraxis ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Benefits

• Unbefristeter und sicherer Arbeitsplatz in einer modernen Gemeinschaftspraxis
• Verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Strukturierte Einarbeitung in Aufgaben, Abläufe und Verantwortlichkeiten
• Klare Aufgabenstruktur und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche organisatorische und administrative Tätigkeiten
• Gestaltungsspielraum im Bereich Organisation, Abläufe und Praxisstruktur
• Freundliches, kollegiales Team und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• Geregelte Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr bei Vollzeit
• Attraktive Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung
• Moderne Praxisräume mit digitaler Ausstattung
• Kostenfreie Getränke wie Kaffee, Wasser und Tee
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Teamveranstaltungen und gemeinschaftliche Aktivitäten

Du suchst eine Aufgabe, bei der Organisation, Überblick und Verlässlichkeit wirklich zählen? Dann passt diese Position gut zu dir.

Bei uns übernimmst du eine zentrale Rolle in der organisatorischen Unterstützung der Geschäftsführung und trägst dazu bei, dass unsere Praxis strukturiert, professionell und zukunftsorientiert arbeiten kann.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.