Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d)

Sicherheitslösungen mit Struktur

Rock am Ring, die NBA Berlin Games, der World Health Summit: Wenn große Momente passieren, sind wir oft schon da, bevor das erste Licht angeht. PPS-Berlin ist der Sicherheitsdienstleister, auf den sich internationale Marken, Festivals und Institutionen verlassen. Für Partner wie Nike, Spotify, Amazon und JW Marriott sorgen wir dafür, dass Events, Tourneen und Business-Termine sicher und reibungslos laufen. Unser Spektrum reicht vom Personenschutz über Festival-Security bis zum Shuttle für Künstler*innen.

Wir sind ein Berliner Team mit kurzen Wegen, viel Verantwortung und einem Alltag, der garantiert nicht langweilig wird. Heute Konzertbackstage, morgen ein internationaler Gipfel: Bei uns bist du mittendrin statt nur dabei.

Damit hinter den Kulissen alles läuft, suchen wir jetzt Verstärkung als Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d).

Ihre Aufgaben im Alltag

• Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gesellschafter- und Aufsichtsratssitzungen (Unterlagen, Protokolle, Nachverfolgung von To-dos)

• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Buchung und Reisekostenabrechnung

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen

• Bearbeitung der Korrespondenz

• Allgemeine Büroorganisation, Post- und Ablagemanagement (digital und analog)

• Pflege von Verträgen, Fristen und Dokumentationen (z. B. Vertragsdatenbank)

• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung: Rechnungsprüfung, Kontierung, Weiterleitung an Steuerberatung

Das bringen Sie mit

Sie bringen relevante Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Assistenzposition oder dem Sekretariatsbereich mit. Strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und ein sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen zeichnen Ihr Profil aus.

Ihr Arbeitsumfeld und Extras

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice

• Firmenlaptop für die tägliche Arbeit

• Bezuschussung für öffentliche Verkehrsmittel

• Fitnessabo sowie verschiedene Gutscheine und Ermäßigungen

• Bezahlte Krankheitstage und die Option, Haustiere mitzubringen