Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

Standort: Frankfurt am Main / remote
Umfang: ca. 20 Stunden pro Woche

INSIGNION ist eine Management- und Technologieberatung mit den Schwerpunkten Management Consulting, SAP Solutions sowie Legal & Compliance.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, kommunikative und mitdenkende Persönlichkeit, die uns im Tagesgeschäft entlastet und Themen eigenständig vorantreibt.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsterminen
• Nachhalten von Aufgaben, Fristen, Beschlüssen und offenen Punkten
• Übernahme von Themen im Bereich Rechnungswesen (Eingangs-/ Ausgangsrechnungen, Spesen-/ Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten etc.)
• Unterstützung in der Personaladministration und -abrechnung
• Koordination interner und externer Abstimmungen
• Organisation von Workshops, Kunden- und Firmenevents
• Unterstützung bei organisatorischen und Marketing-Themen
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Abläufe, gerne auch mit modernen KI-Tools

Qualifikation

Was uns wichtig ist

Du organisierst nicht nur, sondern denkst mit.

Du behältst den Überblick über offene Themen, erkennst, wo Entscheidungen oder Rückmeldungen fehlen, und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig zum Abschluss gebracht werden.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Erfahrung im Assistenz-, Projektmanagement- oder Beratungsumfeld
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicheres und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Interesse an digitalen Tools und KI
• Diskretion, Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität

Benefits

Das bieten wir dir

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten bei ca. 20 Wochenstunden
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in viele Unternehmensbereiche
• Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Arbeitsumfeld

Du bist ein Organisationstalent, denkst einen Schritt voraus und bringst Themen gerne ins Ziel?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!