Assistenz der Geschäftsführung (m/*/w)

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

Sie recherchieren Informationen und Sachverhalte und bereiten diese entscheidungsorientiert für unsere Geschäftsführung auf. Darüber hinaus unterstützen Sie die Geschäftsführung bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben. Bei Fragen der Organisations- und Personalplanung bringen Sie Ihre Beratung ein und wirken an der Steuerung interner Arbeitsabläufe mit. Zudem erstellen Sie Statistiken, Präsentationen und Grafiken.

Organisation und Verwaltung

Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben und sorgen für eine verlässliche Organisation im Tagesgeschäft. Interne und externe Termine sowie Sitzungen koordinieren und organisieren Sie, bereiten diese inhaltlich vor und unterstützen so einen reibungslosen Ablauf. Außerdem verwalten und pflegen Sie Akten und Unterlagen gemäß den geltenden Dokumentations- und Ordnungskriterien. Vertrauliche Vorgänge bearbeiten Sie mit der erforderlichen Sorgfalt.

Haushaltswesen, Finanzen und Beschaffung

Sie wirken bei der Haushaltsplanung mit, überwachen Budgets und kontrollieren Rechnungen. Darüber hinaus führen Sie Vergabeverfahren durch und bearbeiten Vertragsangelegenheiten.

Reisekosten-, Trennungsgeld- und Kfz-Angelegenheiten

Sie beraten zu Angelegenheiten rund um Reisekosten, Trennungsgeld und Kraftfahrzeuge und bearbeiten die entsprechenden Vorgänge. Dazu gehören die Abrechnung von Reisekosten und Trennungsgeld einschließlich der Bearbeitung von Vorschüssen und steuerlichen Aspekten sowie die Buchung von Fahrkarten und Flugtickets und die Prüfung der dazugehörigen Rechnungen. Sie erstellen Berichte zu Reisekosten- und Kfz-Themen, beschaffen Dienstfahrzeuge und damit verbundene Dienstleistungen und überprüfen die Fahrtenbücher.