Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Rolle:

Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie die professionelle Unterstützung von drei Mitgliedern der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft. Sie stellen effiziente Abläufe sicher, koordinieren Aufgaben und Termine und gewährleisten eine vorausschauende Planung. Durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre Diskretion und Ihre zuverlässige Arbeitsweise stellen Sie dabei einen reibungslosen Tagesablauf sicher.

Ihre Herausforderung:

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie Sicherstellung effizienter und reibungsloser Abläufe


• Eigenständige Priorisierung und Koordination von Terminen, Meetings und Anfragen für mehrere Mitglieder der Geschäftsführung – inklusive Kalender-, E-Mail- und Logistikmanagement


• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (Agenda-Erstellung, Unterlagenmanagement, Protokollierung und Nachverfolgung von Action Items)


• Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung, Terminabstimmung und Vorbereitung relevanter Unterlagen


• Koordination und Abstimmung mit internen und externen Partnern, Gremien, Banken, Auditoren und Boardmandaten


• Professionelle Kommunikation und Betreuung interner wie externer Stakeholder auf allen Ebenen bei höchster Diskretion und Vertraulichkeit


• Unterstützung bei Projekten, Sonderthemen und Recherchen sowie Nutzung digitaler Tools zur Prozessoptimierung und strukturierten Dokumentation

Ihr Profil:

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Bereich Office-Management oder Assistenz von Vorteil


• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat im Managementumfeld


• Fachkompetenzen:
  
  
  
  • Erfahrung im E-Mail-Management, in der Terminplanung, Reiseorganisation und T&E-Abwicklung
  
  
  • Sicherer Umgang mit M365 (Outlook, Teams, Loop, Excel, PowerPoint)
  
  
  • Exzellente Schreib- und Strukturstärke (präzise Texte, klare Präsentationen in DE/EN)
  
  
  
  


• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Persönlichkeit:
  
  
  
  • Hohes Maß an Diskretion, Vertraulichkeit und sicherem Urteilsvermögen
  
  
  • Ausgeprägtes Organisationstalent sowie termintreues und detailgenaues Arbeiten
  
  
  • Proaktive, verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit Ownership-Mindset
  
  
  • Klare, respektvolle und verbindliche Kommunikation auf allen Ebenen
  
  
  • Vorausschauendes Denken und souveränes Handeln auch unter Druck
  
  
  
  

Diversität und Inklusion sind Teil unserer DNA. Wir filtern ausschließlich nach dem besten Talent. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Abstammung, Behinderung oder anderer gesetzlich geschützter Gründe.
 
Für Fragen zu dieser Stellenausschreibung steht Ihnen unser Recruiting-Team gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter [email protected]. Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail den Stellentitel sowie den Standort der Position an, für die Sie sich interessieren. Beachten Sie außerdem, dass wir aus Datenschutzgründen keine Bewerbungen per E-Mail annehmen können; nutzen Sie hierfür ausschließlich unser Online-Formular. 

Social Benefits:

•    Sie arbeiten mit einem hohen Grad an Eigenständigkeit und Entscheidungsspielräumen.
•    Eine leistungsorientierte Bezahlung und umfangreiche Sozialleistungen
•    40 Wochenstunden in Vertrauensarbeitszeit sowie flexible Arbeitszeiten plus 30 Tage Urlaub
•    Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
•    Everyone has Talent: Unser Talentmanagement-Prozess unterstützt Sie bei Ihrer beruflichen Weiterentwicklung
•    Betriebsrestaurant
•    Belegplätze in einer privaten Kindertagesstätte in naher Umgebung (sowohl U3- als auch Ü3-Plätze)
•    Eine moderne betriebliche Altersversorgung als Ergänzung zu Ihrer gesetzlichen Rentenversicherung
•    Zusätzliche private Krankenversicherung (z.B. Zahnzusatzversicherung)
•    Eine große Anzahl an Rabatten in unserem Corporate Benefits Portal (z.B. auf Urlaubsreisen, Mode, Versicherungen, etc.) 
•    Zuschuss zum Fahrticket
•    Jobrad