Assistenz (m/w/d) Bereichsleitung

Das können Sie bewegen:

• In Ihrer Rolle als Assistenz (m/w/d) übernehmen Sie die eigenständige Terminplanung sowie die Koordination von Tagesaktivitäten in Ihrem Zuständigkeitsbereich. Dazu gehören die professionelle Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner Meetings sowie Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und weiteren externen Kontakten.


• Sie verantworten die Reiseplanung im internationalen Umfeld – von der Buchung von Transfers und Hotels über die Abstimmung von Terminen im Ausland bis hin zur Beschaffung erforderlicher Reisedokumente. Die anschließende Reisekostenabrechnung gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.


• Darüber hinaus planen und organisieren Sie Veranstaltungen, Workshops und Meetings mit nationalen und internationalen Teilnehmenden. Dabei behalten Sie Agenda, Teilnehmendenmanagement, Logistik, Kommunikation und Nachbereitung zuverlässig im Blick.


• Sie übernehmen die Koordination kleinerer Projekte und Sonderthemen im Assistenzbereich. Sie strukturieren Aufgaben, stimmen sich mit den relevanten Schnittstellen ab und sorgen für eine verlässliche Umsetzung.


• Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung moderner Assistenzprozesse ein – insbesondere durch den Einsatz digitaler Tools, effizienter Arbeitsweisen und neuer Lösungen für die Zusammenarbeit. Dabei erkennen Sie Optimierungspotenziale, geben Impulse und unterstützen bei der Einführung und praktischen Umsetzung neuer Tools und Methoden.


• Allgemeine Assistenztätigkeiten wie beispielsweise Arbeitszeitverwaltung, die Schnittstellenfunktion zwischen Führungskräften und externen Fachvereinigungen und Verbänden sowie die Verwaltung notwendiger Dokumentationen runden Ihr Aufgabenprofil ab.

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation


• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld, idealerweise in der Unterstützung von Geschäftsführung, Senior Management oder internationalen Führungsteams


• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Erfahrung mit SAP ist wünschenswert


• Ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools, modernen Arbeitsmethoden und effizienten Prozessen im Assistenzbereich


• Freude daran, neue digitale Lösungen auszuprobieren, einzuführen und andere bei der Anwendung im Arbeitsalltag zu unterstützen


• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Workshops oder Veranstaltungen, idealerweise mit internationalen Teilnehmer*innen


• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Diskrete, strukturierte und sehr eigenständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein


• Organisationsstärke, Kommunikationsgeschick und die Fähigkeit, unterschiedliche Themen, Stakeholder und Prioritäten souverän zu koordinieren


• Offenheit, sich aktiv in übergreifende Themen im Assistenzbereich einzubringen und den fachlichen Austausch mit Kolleg*innen zu unterstützen

Worauf Sie sich bei Heraeus Precious Metals freuen können:

• Spannende Aufgaben – setzen Sie diese mit hoher Eigenverantwortung in einem ambitionierten Umfeld mit sehr guten Weiterentwicklungsmöglichkeiten um.


• Nachhaltigkeit gestalten – seien Sie bei der Umsetzung unserer Vision dabei.


• Inklusive Unternehmenskultur – Diversität macht unsere Organisation erfolgreicher. Das fördern wir, unter anderem mit konkreten Zielen, Führungspositionen in Teilzeit/Jobsharing und Trainings.


• Attraktive Vergütung – neben einem guten Entgeltpaket erwarten Sie umfangreiche Sozialleistungen eines verantwortungsvollen Familienunternehmens.


• Und vieles mehr – mobiles Arbeiten, mind. 30 Tage Urlaub, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Fahrradleasing, ...