Assitenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Immobilienbranche

Assitenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Immobilienbranche

📍 Standort: Ettenheim

⏳ Anstellungsart: Vollzeit

Wir suchen dich! 🚀

Du bist ein Organisationstalent, denkst proaktiv mit und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann? Du liebst es, Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen und gleichzeitig mit einem engagierten Team in der Immobilienbranche zu arbeiten? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Assitenz der Geschäftsführung (m/w/d) spielst du eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen. Du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Terminorganisation über die Kommunikation mit Kunden bis hin zur Unterstützung bei strategischen und administrativen Aufgaben. Besonders wichtig: Du vereinbarst aktiv Termine mit potenziellen Verkäufern und überzeugst Eigentümer von unseren Leistungen. Dein kommunikatives Geschick und dein professionelles Auftreten machen dich zu einer wertvollen Schnittstelle zwischen unserem Unternehmen und unseren Kunden.

Deine Aufgaben:

✅ Terminmanagement & Koordination: Organisation und Verwaltung von Terminen für das Makler-Team, insbesondere im Vertrieb 

✅ CRM-Management: Pflege und Verwaltung von Kundendaten in CRM Systeme sowie strukturierte Nachverfolgung von Leads

✅ Kommunikation & Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und Telefonate, Entlastung der Geschäftsführung

✅ Dokumenten- & Unterlagenmanagement: Beschaffung und Verwaltung von relevanten Dokumenten (z. B. bei Behörden, Verwaltungen, Ämtern)

✅ Buchhaltungsvorbereitung: Unterstützung bei der Erfassung und Organisation buchhalterischer Unterlagen für die Finanzabteilung

✅ Marketing & Außendarstellung: Erstellung und Pflege von Flyern, Broschüren und Werbematerialien

✅ Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs durch effizientes Büromanagement

✅ Vorqualifizierung von Interessenten: Erste Einschätzung und Prüfung potenzieller Käufer/Mieter vor Besichtigungen

✅ Notarielle Abwicklung: Anmeldung und Koordination von Notarterminen, ggf. Prüfung von Kaufverträgen

✅ Exposé-Erstellung: Vorbereitung und Erstellung hochwertiger Exposés 

✅ Netzwerk- & Partnermanagement: Organisation und Terminierung von Netzwerktreffen & geschäftlichen Events

✅ Effizienz & Fokus: Unterstützung der Geschäftsführung, um sich auf strategische Wachstumsprojekte konzentrieren zu können

🔹 Strukturierte & mitdenkende Arbeitsweise: Du erkennst Herausforderungen frühzeitig und findest Lösungen

🔹 Erfahrung in der Büroadministration, idealerweise in der Immobilienbranche

🔹 Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

🔹 Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. Pipedrive, CRM-Systeme)

🔹 Kommunikationsstärke – sowohl schriftlich als auch mündlich

🔹 Diskretion & Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

🔹 Teamfähigkeit & Belastbarkeit – du behältst auch in stressigen Phasen den Überblick