Ausschreibungs- / Bid Manager (all genders)

Du liebst Struktur, Deadlines und gute Geschichten – und willst gleichzeitig mit KI & Automatisierung echte Wirkung entfalten? In dieser Rolle bist du das Herzstück unserer Neugeschäftsgewinnung über Ausschreibungen. Du verantwortest den gesamten Lifecycle von RFPs/RFIs: von der ersten Sichtung bis zur finalen Abgabe (oder Absage) – hands-on, präzise und skalierbar.

Dein Ziel: Ausschreibungen nicht nur „abarbeiten“, sondern ein modernes, KI-gestütztes Ausschreibungs-Ökosystem aufbauen, das uns schneller, sauberer und überzeugender macht.

Ausschreibungen finden, bewerten, steuern

• Identifikation relevanter Ausschreibungen inkl. aktivem, professionellem Ausschreibungsmonitoring
• Erstprüfung auf Passfähigkeit und K.O.-Kriterien (KI-gestützt + manuell)
• Detailprüfungen: technische Anforderungen, Referenzen, formale Vorgaben, Budget-/Rahmenbedingungen
• Aufbereitung der Entscheidungsgrundlage und Steuerung des Go/No-Go-Prozesses inkl. Dokumentation der Entscheidung
  
  

Bid-Projektleitung & formale Abwicklung

• End-to-End-Verantwortung für die Ausschreibungsbearbeitung bis zur fristgerechten Abgabe oder professionellen Absage
• Koordination aller Beteiligten, Sicherstellung formaler Kriterien, Versionierung, Timings, Compliance, Deadlines
• Dokumentation von Prozessen, Entscheidungen und Lessons Learned
  
  

Inhalte orchestrieren & überzeugen

• Enge Zusammenarbeit mit Tech, Strategy und Design, um fachliche Beiträge zu bündeln
• Übersetzung komplexer Inhalte in klare, kundenorientierte Narrative (deutsch/englisch) – überzeugend, strukturiert, professionell

Innovation, Automatisierung & Knowledge Management

• Fortlaufende Weiterentwicklung von Abläufen, Standarddokumentationen und Templates
• Aufbau und Pflege einer Content-/Knowledge-Library, damit Wissen wiederverwendbar wird
• Evaluation und Implementierung von KI-Tools & Automatisierung (z. B. LLM-basierte Drafts, Workflows, RFP-Tooling), um Standardfragen massiv zu beschleunigen

Must-haves

• Branchenerfahrung/Agenturerfahrung in der Webentwicklung
• Erfahrung im Ausschreibungsmanagement / Bid Management oder in verwandten Rollen (Account Management, Business Development, Sales/Marketing, Projektmanagement o. Ä.)
• Sehr starkes Organisations- und Detaillevel – du bleibst auch bei parallelen Deadlines ruhig und exakt
• Exzellentes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Nice-to-haves

• Technischer Background (z. B. Web/IT, Software, Plattformen, Architektur-Grundverständnis)
• Erfahrung mit HubSpot
• Hohe Tool-Affinität und Spaß an Early-Adopter-Themen (z. B. ChatGPT/Claude, Make.com, RFP-Software, Automations)