Backoffice / Bürokauffrau (m/w/d) Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit

Du möchtest Teil eines Teams werden, das durch Struktur, Zuverlässigkeit und klare Abläufe überzeugt?

Wir suchen einen engagierten Mitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20-30 Stunden) für unser Backoffice!

Als direkte Unterstützung der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles sauber läuft: vorbereitende Buchhaltung im Malerbetrieb, Büroorganisation und administrative Entlastung rund um unsere Firma sowie verbundene Themen im Hintergrund (z.B. organisatorische Aufgaben für weitere Unternehmen, Immobilien und private Angelegenheiten).

Die Stunden werden je nach Volumen auf die Arbeitstage aufgeteilt und können nach Absprache flexibel gestaltet werden.

Wenn du ein Organisationstalent bist, gerne mit Zahlen und Unterlagen arbeitest und Freude an klaren Prozessen hast, bist du bei uns genau richtig. Dich erwartet ein teamorientiertes Arbeitsumfeld mit klaren Aufgabenstrukturen, in dem deine Sorgfalt und Zuverlässigkeit wirklich geschätzt werden.

Wer wir sind

Wir sind ein familiengeführtes Malerunternehmen in 4. Generation (seit 1924) mit Fokus auf Renovierungen, Fassadenanstriche und Denkmalschutz.

Bei uns dreht sich alles um hochwertige Ausführung, saubere Baustellen und zufriedene Kunden – vom privaten Wohnungsrenovierer bis zum anspruchsvollen Fassadenprojekt.

Mit unserem Team aus Facharbeitern, Projektverantwortlichen und Geschäftsführung setzen wir Projekte um, auf die wir stolz sind. Damit wir weiter wachsen können, brauchen wir im Hintergrund jemanden, der unsere Unterlagen, Belege und Abläufe im Griff hat – und genau da kommst du ins Spiel.

Wenn Du mehr über uns erfahren willst, dann kommst Du hier auf unsere Karriereseite: https://malersammerjobs.recruitee.com/

Wir versprechen…

• Klare Prozesse und strukturierte Einarbeitung, damit du dich schnell sicher in deinen Aufgaben fühlst

• Geregelte Arbeitszeiten und transparente Zeiterfassung

• Pünktliche Gehaltszahlung und ein langfristig angelegtes Arbeitsverhältnis

• Ein direkter Draht zur Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege

• Ein stabiles, bodenständiges Umfeld in einem Handwerksbetrieb mit Wachstumsperspektive

• Ein Arbeitsplatz, an dem Zuverlässigkeit, Ordnung und Sorgfalt wirklich gebraucht und wertgeschätzt werden

• Ein ruhiges, strukturiertes Büro-Umfeld – kein „Chaos-Sekretariat“ mit permanenten Unterbrechungen

Deine Aufgaben:

1. Vorbereitende Buchhaltung im Malerbetrieb

• Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen scannen, digital ablegen und den richtigen Kategorien zuordnen

• Beleglisten und Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten

• Rückfragen vom Steuerberater klären (per E-Mail/Telefon)

• Unterstützung beim Mahnwesen nach Vorgabe der Geschäftsführung

2. Allgemeines Backoffice & Büromanagement

• Posteingang und -ausgang bearbeiten (öffnen, scannen, zuordnen)

• Ablage und Dokumentenorganisation (digital und ggf. physisch)

• Pflege und Strukturierung von Ordnern und Dokumenten (Firma, weitere Projekte, Immobilien)

• Unterstützung bei der Terminorganisation (z.B. Termine mit Lohnbüro, Steuerberater, Banken, Versicherungen)

3. Assistenz der Geschäftsführung

• Entlastung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben rund um Firma und Immobilienprojekte

• Unterlagen und Informationen zusammentragen, damit Entscheidungen schnell getroffen werden können

• Fristen und Wiedervorlagen im Blick behalten (z.B. Abgabetermine, Rückläufe von Banken/Versicherungen)

• Einfache schriftliche Korrespondenz nach Vorgabe (E-Mails, Schreiben an Dienstleister/Versicherungen/Behörden)

4. Organisation rund um Holding, weitere Unternehmen, Immobilien & private Verwaltung

• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Immobilienprojekte (z.B. Finanzierungsunterlagen, Verträge, Schriftverkehr mit Banken und Verwaltungen)

• Vorbereitung und Ablage von Dokumenten für weitere Unternehmen in der Firmengruppe (z.B. Verträge, Schreiben von Steuerberater/Behörden)

• Unterstützung bei einfachen privaten Verwaltungsthemen der Geschäftsführung (z.B. Sortieren und Vorbereiten von Unterlagen für Versicherungen, Steuererklärungen oder private Abrechnungen)

• Sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente (geschäftlich & privat) vollständig, geordnet und schnell auffindbar sind

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement o.ä.) oder relevante Berufserfahrung im Backoffice

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine strukturierte, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise

• Hohe Zuverlässigkeit und Freude daran, Dinge „sauber“ zu erledigen

• Sicherer Umgang mit PC und gängigen Office-Programmen

• Du magst klare Prozesse, kannst dich gut organisieren und behältst auch bei mehreren Vorgängen den Überblick