Backoffice Manager & Assistenz der kaufmännischen Leitung (m/w/d)

Organisation ist deine Stärke? Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und möchtest Verantwortung übernehmen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Für unser Architekturbüro suchen wir einen engagierten Backoffice Manager & Assistenz der kaufmännischen Leitung (m/w/d) in Teilzeit, um unser dynamisches Team zu verstärken.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination unseres Backoffice
• Unterstützung der kaufmännischen Leitung im Tagesgeschäft
• Verwaltung und Pflege kaufmännischer Unterlagen sowie digitaler Ablagestrukturen
• Organisation des Einkaufs von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Organisation unseres Fuhrparks (z. B. Fahrzeugkoordination und administrative Abwicklung)
• Unterstützung im Personalwesen (Bewerbungsmanagement, Onboarding, Urlaubsverwaltung sowie allgemeine Mitarbeiterthemen)
• Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenstellung von Unterlagen für DATEV
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Sonderprojekten und der Weiterentwicklung unseres Unternehmens
• Mitwirkung bei der Einführung und Optimierung digitaler Prozesse, Microsoft 365, KI-Anwendungen und Cyber-Security-Maßnahmen
• Organisation von Fort- und Weiterbildungen einschließlich Anmeldungen sowie Reise- und Hotelbuchungen
• Betreuung unserer Haus- und Immobilienverwaltung
• Verwaltung von Mietverträgen und Mieterunterlagen
• Vorbereitung und Organisation von Nebenkostenabrechnungen
• Überwachung von Mietzahlungseingängen sowie Kommunikation mit Mietern
• Koordination von Wartungs-, Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen

Qualifikation

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Backoffice-Bereich
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Interesse an digitalen Arbeitsweisen sowie Offenheit für neue Software und KI-Anwendungen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung

Benefits

Wir bieten:

• Unbefristeter Arbeitsplatz in einem modernen und wachsenden Architekturbüro
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Familiäres und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Moderne digitale Arbeitsmittel und ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld
• 30 Tage Jahresurlaub

Über uns:

Wir sind ein modernes Architekturbüro in Nordwalde. Deutschlandweit realisieren wir spannende Projekte, darunter Einfamilienhäuser, Mehrfamilienhäuser, Gewerbe- und Industriebauten sowie Sanierungen.

Wir legen großen Wert auf Kreativität, Teamgeist und kontinuierliche Weiterentwicklung. Werde Teil unseres erfolgreichen Teams und gestalte mit uns die Architektur der Zukunft.

Wir freuen uns von dir zu hören!