Benefits

Salary :

€40,000 - 50,000 yearly

Unternehmen : Bps Personalmanagement

Auftragstyp : Vollzeit

Ratingen, Germany

Arbeitsbeschreibung - Benefits

Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d)

40.000 - 50.000 EUR pro Jahr

Wir bringen Leistung. Zusammen.

Arbeitsort: Ratingen
Job-ID: 11803 BPS01!
40 Wochenstunden

Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Benefits

Gehalt: 40.000 - 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation
Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt
Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung
Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen
Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit
Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt
Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale
Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt
Sofortiger Start möglich

Aufgabengebiet

Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern
Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften
Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz
Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen
Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung
Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung
Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen
Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen)
Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl
Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung
Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage
Administrative Unterstützung der operativen Teams
Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen
Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale
Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen
Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation
Fließende Deutschkenntnisse (C1 - zwingend erforderlich) in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt
Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration
Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich
Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen
Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit
Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen

Bewerbungsunterlagen bitte im PDF-Format einreichen. Eine zeitnahe Rückmeldung erfolgt im Anschluss.

Ihre Ansprechpartnerin

Frau Sandra Rudolph

Kontakt

BPS Personalmanagement GmbH
Couvenstraße 2
40211 Düsseldorf

+49 211 159229-0
[email protected]

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Über das Unternehmen

Bps Personalmanagement

BPS bringt Unternehmen und Menschen zusammen. Wir vermitteln passende Bewerber über Zeitarbeit / Personalvermittlung im Großraum Düsseldorf / Köln.

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