Durch den weltweiten und branchenübergreifenden Einsatz unserer Produkte und Lösungen sind wir, die Carl Zeiss Spectroscopy GmbH, die globale Marke und der erste Ansprechpartner für neue Herausforderungen auf dem Gebiet der Spektroskopie. Unsere innovativen Technologien unterstützen Wissenschaftler und Ingenieure weltweit bei der Analyse und Interpretation von Materialien und Prozessen.

Innovation im Konzern – seien Sie dabei, Innovation nicht nur vorzudenken, sondern aktiv in die Tat umzusetzen. 

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Carl Zeiss Spectroscopy GmbH in Jena Sie als Bereichsassistenz.

Sie sind die organisatorische Drehscheibe unseres Bereichs und sorgen dafür, dass unsere Führungskräfte und Teams effizient zusammenarbeiten können. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick für das Wesentliche behalten Sie auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.

Ihre Rolle

• Organisatorische und administrative Unterstützung mehrerer Führungskräfte und Abteilungsleitungen

• Eigenständige Koordination von Terminen sowie professionelles Reise- und Kalendermanagement

• Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen

• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen mit internen und externen Teilnehmern

• Durchführung von Recherchen sowie Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben

• Verantwortung für die Bearbeitung von Korrespondenz, Posteingängen sowie die Pflege von Ablage- und Dokumentationssystemen

• Unterstützung bei administrativen Personalthemen

• Verantwortung für das Personalzeitmanagement des Bereichs in Ihrer Funktion als Gleitzeitbeauftragter

• Koordination von Bestellungen, Materialbeschaffung sowie Rechnungsbearbeitung und Abrechnungen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzumfeld oder abgeschlossenes Bachelorstudium, beispielsweise mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt

• Erfahrung als Bereichs-, Team- oder Managementassistenz

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie idealerweise SAP

• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung verbunden mit einem professionellen und freundlichen Auftreten

• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen

• Strukturierte, pragmatische und zuverlässige Arbeitsweise

• Hohe Diskretion, Loyalität und Verbindlichkeit

• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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