Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w) bei Stiftung Humboldt Forum Im Berliner Schloss in Berlin

Übersicht

Der Bereich Disposition & Produktion ist die zentrale Koordinationsstelle sämtlicher Termine und Aktivitäten im Humboldt Forum, und verantwortet die organisatorische Gesamtplanung aller Programmaktivitäten und Veranstaltungen der Stiftung Humboldt Forum sowie des Akteursverbunds. Dies umfasst die Planung, Organisation, bereichs- und abteilungsübergreifende Kommunikation, sowie Umsetzung aller veranstaltungsbezogenen Prozesse inklusive der Koordination aller beteiligten Gewerke und Fachbereiche.

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w)

Ihre Aufgaben

Als Assistent*in unterstützen Sie die Bereichsleitung sowie das Team Disposition und Produktion, indem Sie das Büromanagement sowie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen. Dabei wirken Sie aktiv an der Kommunikation und der Aufbereitung relevanter Informationen mit und behalten stets die Optimierung der Verwaltungsprozesse im Blick.

Ihr Tätigkeitsfeld umfasst weiterhin u. a. folgende Aufgaben:

Sie bereiten Besprechungen organisatorisch und inhaltlich vor, erstellen Protokolle, Unterlagen und Präsentationen und stellen eine entsprechende Nachbereitung sicher.
Sie übernehmen Reisekoordination für das Team des Bereichs und bereiten Reisekostenabrechnungen für den Bereich vor.
Sie strukturieren, pflegen und verwalten die Bereichsdokumentation und unterstützen im Berichtswesen.
Sie helfen bei der Vorbereitung von Ausschreibungen mit und recherchieren zu Produkten und Vergaben im Unterschwellenbereich durch.
Sie unterstützen bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Team-Motivation und deren Durchführung.

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kulturmanagement oder zum/zur Büro- oder Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügen über mind. 5 Jahre Berufserfahrung.
Sie sind kulturinteressiert und haben idealerweise bereits in einem Kulturbetrieb gearbeitet.
Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind ausgesprochen teamfähig.
Sie verfügen über ein hohes Maß an Organisationsvermögen, Gründlichkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie Einfühlungsvermögen in künstlerische Prozesse.
Sie zeichnen sich durch eine hohe soziale Kompetenz aus, agieren kultursensibel und sind kommunikativ.
Sie agieren im Umgang mit (internationalen) Gästen, Künstler*innen und Vertreter*innen öffentlicher Einrichtungen souverän, diskret und professionell.
Sie gehen sicher mit den gängigen aktuellen MS-Office- und Internet-Anwendungen um und verfügen über Erfahrung in der Nutzung datenbankbasierter Software.
Sie sind vertraut mit öffentlicher Auftragsvergabe und dem Bundesreisekostengesetz.
Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

Ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
Moderne Ausstattung (Laptop, ggf. Tablet, Office365, Atlassian Produkten, u.v.m.)
Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
Regelmäßige Unternehmen- und Teamevents
und ein Team, das sich auf Sie freut!

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD-Bund für die Entgeltgruppe 8. Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit und unbefristet. Die Stelle ist grundsätzlich für eine Wahrnehmung in Teilzeit geeignet.

Informationen zum Bewerbungsprozess

Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, kulturellen, ethnischen oder sozialen Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit gesellschaftlichen Marginalisierungsperspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung besonders berücksichtigt.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Mathieu Davenne (Personal) unter [email protected]. Ihr Bewerbungsanschreiben richten Sie bitte an Mary Aniella Petersen (Bereichsleiterin).

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden.

Bewerbungsfrist

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere Nachweise) senden Sie bitte bis zum 21.09.2025 ausschließlich über das unten verlinkte Bewerbungsformular ein.

Über uns

Das Humboldt Forum ist ein neuer Stadtraum in der historischen Mitte Berlins – ein Ort für Kultur und Wissenschaft, Austausch und Debatten. Ein Ort mit einer besonderen Geschichte. Namensgeber sind die beiden Forscher, Reformer und Visionäre Alexander und Wilhelm von Humboldt. Hinter den rekonstruierten barocken Fassaden des Berliner Schlosses und in einer modernen Architektur finden sich herausragende ethnologische Sammlungen, temporäre Ausstellungen, Veranstaltungen, Vermittlungsformate sowie digitale Projekte zu aktuellen, globalen Themen. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist eine Stiftung bürgerlichen Rechts. Im Auftrag der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien verantwortet sie federführend mit drei weiteren Akteuren den kulturellen Betrieb und das programmatische Profil des Humboldt Forums.

Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w)

Arbeitsbeschreibung - Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w)