Billing & Operations Specialist (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen einen strukturierten und zuverlässigen Billing & Operations Specialist (m/w/d) zur Verstärkung unseres Operations-Teams. Diese Rolle wurde geschaffen, um unseren Operations Lead bei der Bewältigung eines wachsenden Volumens an Billing-, Rechnungs- und administrativen Aufgaben zu unterstützen.

Sie übernehmen die Verantwortung für die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen, das Hochladen in Kundenportalen, die Datenpflege sowie allgemeine operative Unterstützung – und ermöglichen es dem Operations Lead, sich auf komplexere Themen wie Abrechnung, Subscriptions und Stakeholder-Koordination zu konzentrieren.

Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit für Kandidaten mit Interesse an SaaS Billing Operations, ERP-Systemen (NetSuite / Invoiced) und strukturierten Prozessen.

Ihre Aufgaben

Rechnungs- und Billing-Administration

• Erstellung und Versand monatlicher Rechnungen (PDF-Prüfung, Qualitätskontrolle, Versand) über Invoiced
• Erstellung und Upload von Rechnungen in externe Logistik- und kundenspezifische Portale
• Pflege und Aktualisierung interner Billing-Tracker (z. B. Hardware, Webshop-Bestellungen) nach Rechnungsstellung
• Durchführung wöchentlicher und monatlicher Dokumentation gemäß interner AR-Prozesse
• Unterstützung bei Trade-Compliance-Recherchen (z. B. Intrastat-Nummern, Produktgewichte)

Projektabrechnung

• Upload von Proof-of-Delivery-Dokumenten (Bestellungen, Stundenzettel, Lieferscheine, Sendungsverfolgung) zu Projektabrechnungen
• Erstellung und Pflege von Jira-Tickets für Abrechnungsaufgaben und Dokumentation
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Hardware-Abrechnungen (Übertragung von Geräte- und Mengendaten in Tracker)
• Unterstützung bei monatlichen Professional-Services-Abrechnungszyklen

Daten- und Systempflege

• Pflege von Kundenstammdaten in NetSuite (Adressänderungen, Kontakte, Korrekturen)
• Erstellung und Verknüpfung von Jira-Tickets für operative Aufgaben
• Unterstützung bei Datenabfragen und quartalsweisen Reporting-Updates

Allgemeine operative und administrative Unterstützung

• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen zu Stundenzetteln und Zeit-/Spesen-Tools
• Organisation und Pflege von Dateiservern
• Verwaltung von Mobiltelefonen, Versicherungsfällen und Vertragsdokumenten
• Unterstützung bei Facility-Themen (Post, Frankiermaschine, Gebäudeverwaltung)
• Organisation sicherheitsrelevanter Themen (IAS-Meetings, Sehtests, Brandschutz- und Erste-Hilfe-Kurse)

Unterstützung Accounts Payable (AP) – Basisaufgaben

• Unterstützung bei allgemeinen AP-Prozessen
• Mitwirkung bei der Verarbeitung und Prüfung von Lieferantenrechnungen
• Überprüfung von Rechnungsdetails (Beträge, Referenzen, Freigaben)
• Vorbereitung von Daten für Zahlungsläufe und Pflege entsprechender Tracker
• Unterstützung bei einfachen Abstimmungen zwischen Systemen und Rechnungen
• Kommunikation mit Lieferanten bezüglich Rechnungsstatus
• Pflege von Lieferanten- und Zahlungsdaten in internen Systemen

Ihr Profil

Erforderlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar)
• 1–3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Billing, Rechnungswesen, Operations oder Administration
• Hohe Detailgenauigkeit und sicherer Umgang mit strukturierten Daten sowie Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+) und gute Englischkenntnisse (B2+)
• Zuverlässige, organisierte und prozessorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme

Wünschenswert

• Erfahrung mit NetSuite, Invoiced oder vergleichbaren ERP-/Billing-Systemen
• Erfahrung mit Jira oder ticketbasierten Workflows
• Erfahrung in einem SaaS-, Tech- oder Logistik-Umfeld
• Grundkenntnisse in Accounts Receivable (AR) oder Accounts Payable (AP)
• Erfahrung mit Kundenportalen (z. B. Tradeshift, DSV oder vergleichbar)

#Cadis