Billing Specialist (m/w/d)

Verwaltung von E-Billing-Plattformen 

• Einreichung von Rechnungen über E-Billing-Plattformen (z. B. ONIT, Passport, Legal Tracker, CounselLink).
• Einreichung und Prüfung von Rechnungen sowie zeitnahe Korrekturen bei Ablehnungen.
• Bearbeitung von Ablehnungen, Fehlerbehebungen und fristgerechte Neueinreichung.

Einhaltung von Mandantenrichtlinien 

• Überwachung der Einhaltung mandantenspezifischer Abrechnungsrichtlinien (z. B. Zeitvorgaben, Gebührenobergrenzen, Ratenstrukturen).
• Pflege und Aktualisierung der Mandantenanforderungen im Abrechnungssystem.
• Zusammenarbeit mit juristischen Teams zur Überprüfung und Anpassung von Zeiteinträgen.

Gebührenmanagement & Zeiterfassung 

• Verwaltung individueller Gebührensätze sowie präzise, UTBMS-konforme Zeiterfassung.
• Regelmäßige Überprüfung von Zeiteinträgen und Optimierung der Prozesse.

LEDES- & UTBMS-Kodierung 

• Korrekte Anwendung von LEDES- und UTBMS-Codes auf Zeit- und Kosteneinträge.
• Schulung interner Teams zu Kodierungsrichtlinien und Compliance-Anforderungen.
• Beobachtung von Änderungen in Branchenstandards und deren Implementierung.

Mandantenkommunikation & Konfliktlösung 

• Hauptansprechpartner für Abrechnungsfragen und -konflikte seitens der Mandanten.
• Proaktive Kommunikation mit Mandanten zur Klärung von Abrechnungsdetails.
• Unterstützung bei Mandantenaudits durch Bereitstellung relevanter Unterlagen.

Schulungen & Prozessoptimierung 

• Durchführung von Schulungen zur Zeiterfassung und zu Best Practices im Abrechnungsprozess.
• Entwicklung und Pflege von SOPs für abrechnungsbezogene Prozesse.
• Mitarbeit an Projekten zur Systemoptimierung und Prozessverbesserung.

• Abgeschlossenes Studium in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Legal E-Billing, idealerweise in einer Großkanzlei oder IP-Kanzlei. 
• Kenntnisse von LEDES-Formaten, UTBMS-Kodierung und gängigen E-Billing-Plattformen; alternativ Erfahrung mit EDI-Systemen aus anderen Branchen.
• Analytisches Denken und hohe Detailgenauigkeit.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Wünschenswert: Erfahrung mit Abrechnungssoftware (z. B. Microsoft D365)

Wünschenswerte Qualifikationen 

• Erfahrung mit internationalen Mandanten und komplexen Abrechnungsstrukturen.
• Kenntnisse im Bereich gewerblicher Rechtsschutz und den damit verbundenen Abrechnungsbesonderheiten.
• Erfahrung im Projektmanagement, insbesondere bei Finanzsystemen oder Prozessoptimierungen.

• 13. Monatsgehalt, freiwillige Prämie, Urlaubsgeld
• Verantwortungsvolle, spannende Tätigkeit mit Zukunft
• Fahrkostenzuschuss
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• vergünstigtes Mittagessen
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in einem modernen Bürokomplex mit guter Anbindung (U-Bahn, Bus, Autobahn A94)
• Gleitzeitmodell
• Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (Remote)
• wöchentlich frischer Obstkorb sowie Wasser, Kaffee- und Teeangebot
• betriebliche Altersvorsorge
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• eigenverantwortliches Arbeiten
• teamorientiertes Arbeiten in einem multikulturellen Umfeld
• Mitarbeiterfeiern

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Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit bei Frau Sahin unter 0172-8858450 melden oder eine Mail an sahin(at)schwertfels(.)de mit Ihren Unterlagen senden.