Deine Aufgaben
Du organisierst unser Büro und hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei. Hierbei unterstützt Du in den folgenden Bereichen:
- Das Gesicht des Unternehmens – als erster Ansprechpartner für unsere Besucher und Gäste sowie eingehende Anrufe bist Du der freundliche und kompetente Repräsentant des Unternehmens und verstehst unser Business, sodass du die Anliegen an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten kannst.
- Die gute Seele des Büros – Du trägst die Verantwortung für die operativen Abläufe und die Wohlfühlatmosphäre in unserem Büro (Koordination mit Hausverwaltung, Abstimmung der Ausstattung, Bedarfsmanagement, Küchenordnung, Reinigungskoordination, Flottenkoordination, Zugangsmanagement, …).
- Das Organisationstalent – Du bist der erste Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Geschäftsleitung inkl. Terminmanagement und Reiseplanung. Ebenso hältst Du sowohl die organisatorischen Themen für das Büro als auch den Kalender der Geschäftsleitung proaktiv im Blick. Dabei unterstützt Du bei der Optimierung von organisatorischen Prozessen und organisierst unsere Teamevents.
- Daily Business – Du verwaltest die Versorger- und Rahmenverträge sowohl für das Büro als auch unsere Bestandsimmobilien. Ebenso bist du für das zentrale Dokumentenmanagement zuständig und unterstützt die Finanzabteilung auch durch die Vorprüfung und Eingabe in Datev der Bürobezogenen Rechnungen
- Die Vertrauensperson der Geschäftsleitung – Du gehst auch mit sensiblen Themen diskret um.
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