Büroorganisation & Assistenz (m/w/d)

Wer sind wir

Ich bin Robert Schmon, Energieberater und Gründer des Ingenieurbüros Schmon in Meßkirch. Seit vier Jahren begleite ich Städte, Gemeinden, öffentliche Auftraggeber und Eigentümer größerer Gebäudebestände bei der energetischen Optimierung und Modernisierung ihrer Gebäude, häufig auch im Denkmalschutz. Zu meinen Leistungen gehören Bestandsanalysen, digitale Gebäudesteckbriefe, Fördermittelberatung, Sanierungsstrategien und die Fachplanung von Heizungsmodernisierungen. Bisher arbeite ich allein. Nun möchte ich mein Team erweitern und suche Unterstützung, die die Organisation meines Büros von Anfang an mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Inhabers im täglichen Büro- und Projektgeschäft

• Formatierung und professionelle Aufbereitung von Berichten, Gutachten und Dokumentationen in MS Office

• Unterstützung im Rechnungswesen und Vorbereitung von Unterlagen für die externe Buchhaltung

• Koordination und Nachverfolgung administrativer Aufgaben

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen

• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

Ihre Vorteile

• Flexible Arbeitszeiten auf Minijob-Basis

• Attraktive, faire Vergütung

• Perspektive auf eine Festanstellung

• Teilweise remote nach Einweisung

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber und kurze Entscheidungswege

• Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau der Bürostrukturen

• Moderne, digitale Arbeitsumgebung

• Sinnvolle Projekte für Kommunen und öffentliche Auftraggeber

Ihr Profil

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch an Dokumente

• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln

• Erfahrung im Umgang mit KI-Werkzeugen (z. B. ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot) ist erwünscht

• Interesse, ein wachsendes Unternehmen mitzugestalten

• Idealerweise Erfahrung in Büro, Verwaltung, Assistenz oder Sekretariat

• Präsenz vor Ort in Meßkirch während der Einarbeitung

Bewerbung

Haben Sie Interesse? Bitte senden Sie mir Ihre Unterlagen mit möglichem Eintrittstermin. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung!

Ingenieurbüro Schmon · Meßkirch · [email protected] · www.ingenieurbuero-schmon.de