Document Manager

Wir suchen schnellstmöglich einen Document Manager (m/w/d) im Raum München. Dieser verantwortet die Konzeption, Implementierung und operative Steuerung des Dokumentenmanagements für ein komplexes Bau- und Engineering-Projekt. Ziel ist die Sicherstellung einer revisionssicheren, termingerechten und qualitätsgerechten Dokumentation aller Projektunterlagen sowie der Übergabedokumentation an den Auftraggeber.

As-Built-Dokumentationsmanagement

• Entwicklung und Pflege der projektweiten As-Built-Dokumentationsstrategie.
• Koordination der Sammlung von As-Built-Dokumentationen aus den Bereichen Engineering, Bauausführung, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme sowie von Lieferanten und Nachunternehmern.
• Steuerung und Koordination der dokumentationsbezogenen Aktivitäten des Generalplaners, um die Übereinstimmung mit den Projekt-, Übergabe- und Turnover-Anforderungen sicherzustellen.
• Überwachung des Fortschritts, der Qualität und der Vollständigkeit der As-Built-Dokumentation während des gesamten Projektlebenszyklus.
• Sicherstellung, dass alle As-Built-Dokumente geprüft, freigegeben und aktualisiert werden, sodass sie den tatsächlichen Endzustand der Anlage widerspiegeln.
• Organisation und Koordination von Dokumentenprüfungen mit Projektbeteiligten, einschließlich Nachverfolgung von Kommentaren, Sicherstellung fristgerechter Rückmeldungen sowie Einholung der erforderlichen Freigaben.
• Nachverfolgung von Dokumentenrevisionen sowie Sicherstellung von Konsistenz, Rückverfolgbarkeit und Versionskontrolle aller Projektdokumente.
• Identifizierung von Lücken, fehlenden Informationen und überfälligen Liefergegenständen sowie aktive Nachverfolgung der erforderlichen Maßnahmen mit den verantwortlichen Parteien.
• Unterstützung der Projektteams bei der Einhaltung vertraglicher, regulatorischer und kundenspezifischer Anforderungen an die As-Built-Dokumentation.
• Koordination der Erstellung, Zusammenstellung und Einreichung der finalen Übergabedokumentation.
• Überwachung des Übergabestatus sowie des Fertigstellungsgrads der Dokumentation in Bezug auf Projektmeilensteine und Turnover-Termine.
• Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
• Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
• Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
• Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
• Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
• Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
• Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
• Förderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz über alle am Dokumentations- und Übergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.

Statuskommunikation und Stakeholder-Management

• Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
• Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
• Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
• Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
• Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
• Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
• Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
• Förderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz über alle am Dokumentations- und Übergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Ingenieurwesen, Projektmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement von Bau-, Anlagenbau-, Infrastruktur- oder EPC-Projekten
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Planungsbüros, Generalunternehmern und Engineering-Teams
• Kenntnisse von Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint, Egnyte, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud oder vergleichbaren Lösungen
• Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von Document Management Plans (DMP)
• Kenntnisse von Dokumenten-Lifecycle-, Prüf- und Freigabeprozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Reporting-Tools

Persönliche Kompetenzen

• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Durchsetzungsvermögen gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsorientierung
• Analytisches Denken und Prozessverständnis
• Teamfähigkeit in internationalen Projektumgebungen

Ideales Kandidatenprofil

• 5–10 Jahre Erfahrung als Document Controller oder Document Manager in Großprojekten
• Erfahrung in Pharma-, Industrie-, Energie- oder Infrastrukturprojekten
• Kenntnisse im Aufbau digitaler Dokumentenmanagementprozesse
• Erfahrung mit Baustellenorganisation und Site-Engineering-Prozessen
• Fähigkeit, Dokumentationsanforderungen vertraglich und technisch zu interpretieren und in praktikable Prozesse umzusetzen

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