Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit

Ihre Aufgaben:

Besucher- und Gästemanagement

• Empfang, Begrüßung, Anmeldung und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Erstellung und Ausgabe von Besucherausweisen sowie Information der jeweiligen Ansprechpartner
• Erteilung allgemeiner Auskünfte sowie Unterstützung von Gästen, Mitarbeitenden, Handwerkern und Dienstleistern (z. B. Hotel-, Taxi- oder Reiseinformationen)
• Betreuung von Besucherinnen und Besuchern während eventueller Wartezeiten
• Sicherstellung eines jederzeit repräsentativen, ordentlichen und gepflegten Empfangsbereiches

Telefon- und Kommunikationsservice

• Entgegennahme, Bearbeitung und Vermittlung eingehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Weiterleitung von Gesprächsanfragen an die zuständigen Ansprechpartner
• Aufnahme und Weitergabe von Rückrufnachrichten, beispielsweise per E-Mail
• Bearbeitung des zentralen Empfangs-E-Mail-Postfaches gemäß den internen Vorgaben

Konferenzservice und Betreuung der Küchen und Konferenzräume

• Koordination und Verwaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
• Organisation und Abstimmung von Terminen nach den internen Vorgaben
• Ordnung und Sauberkeit in den einzelnen Küchen und Pausenräumen, auf den einzelnen Etagen einschließlich der Konferenzräume – auffüllen der Kaffeemaschinen usw.
• Eindecken der Konferenzräume und gegeben falls ausdecken

Post-, Kurier- und Versandservice

• Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost
• Vorbereitung und Bearbeitung der Ausgangspost einschließlich Frankieren und Kuvertieren
• Organisation und Beauftragung von Kurierdiensten
• Annahme, Versand und Verwaltung von Paket- und Kuriersendungen

Administrative und organisatorische Tätigkeiten

• Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben und Korrespondenz
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Unterstützung im Bereich Fuhrpark und Facilitymanagement
• Durchführung von Bestellungen für Verbrauchsmaterialien
• von SAP-Bestellungen, insbesondere für Büromaterialien und interne Services
• Verwaltung und Ausgabe von Büromaterialien sowie Verbrauchsmaterialien, einschließlich Bestellung von Visitenkarten usw.
• Verwaltung der Parkplätze
• Handling und Kommunikation mit den einzelnen Dienstleistern, wie z.B. gemeinsame Abstimmung mit dem reinigungsunternehmen, mit der Hausverwaltung und dem Hausmeister

Ihr Profil:

• Schulung im professionellen Verhalten am Empfang und am Telefon
• Freundliche und serviceorientierte Telefonstimme
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Hotelbereich
• Vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel und Outlook)
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten
• Verantwortungsbewusste, umsichtige und korrekte Arbeitsweise