Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit (25 Std./Woche)

BESUCHER- UND GÄSTEMANAGEMENT

• Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
• Aufnahme von Informationen seitens der Mieter – dieses dann entsprechend weiterleiten
• Eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
• Transponder, Schlüssel und Zutrittskarten verwalten und herausgeben
• Informationen erteilen (Flüge, Hotels, Taxi rufen usw.)
• Ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln (interne Anrufe – keine externen Anrufe)
• Verwaltung der Besucherparkplätze
• Eventuell Rückrufnachrichten hinterlassen (z.B. per E-Mail)
• Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich gewährleisten
• Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen
• Arbeiten mit den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, Power Point und Outlook

BEREICH KONFERENZRAUMMANAGEMENT

• Konferenzraumterminierung / -buchung
• Konferenzräume für interne und externe Veranstaltungen vorbereiten
• Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
• Handling der Teeküchen -einschließlich Spülmaschine ein- und ausräumen, Ordnung und Sauberkeit achten
• Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung.

TELEFON- UND KOMMUNIKATIONSSERVICE

• Bedienung der Telefonzentrale
• Entgegennahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe
• Weitergabe von Nachrichten an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
• Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer
• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen

POST- UND VERSANDSERVICE

• Bearbeitung eingehender und ausgehender Postsendungen
• Kuvertierung und Versand von Schriftstücken
• Versand von Einschreiben
• Bereitstellung und Verteilung der Ausgangspost
• Annahme und Weiterleitung von Paketen, Kurier- und Lieferdiensten