Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.)

Ihre Aufgaben:

• Klassische Empfangstätigkeiten
• Begrüßung und Betreuung aller Gäste, Kunden, Bewerber und neuer Mitarbeiter
• Zugangskontrolle
• Führen der Gästeliste, Ausstellen von Gästeausweisen
• Beantworten und Weiterleiten von Telefonaten
• Zuweisung von Gästeparkplätzen
• Bearbeitung aller eingehenden E-Mails und Weiterleitung an die Fachabteilung (z.B. Haustechnik)
• Buchung von Konferenzräumen und gegebenenfalls Catering
• Unterstützung der Agenturen bei der Buchung von Konferenzräumen, Bearbeitung von Sonderwünschen
• Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit anderen Teams und Kollegen
• Sicherstellung einer Dienstleistungsmentalität auf höchstem Niveau
• Regelmäßige Sichtkontrollen, Wartung und Instandhaltung des Empfangsbereichs
• Entgegennahme und Ausgabe/Verteilung von Post und anderen Lieferungen
• Vorbereiten von Versandpapieren für Post und Kurierdienste, falls erforderlich

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung z.B. im Hotelbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung (vorzugsweise im Bereich Empfang, Telefonzentrale, Informationsstellen oder im Office Management)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein selbstbewusstes und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung