Empfangsmitarbeiterin und Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit
• Persönlicher Kontakt zu den Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
• ÖPNV in unmittelbarer Nähe
• kostenlose Parkplätze in der Umgebung 

1. Koordination und Durchführung von Beschaffungen

Sie verantworten den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung, u. a.:

• Einholung und Vergleich von Angeboten (Laborbedarf, wissenschaftliche Geräte, IT, Dienstleistungen).
• Bewertung von Preisen, Lieferfristen und technischen Spezifikationen.
• Erstellung von Bestellungen im ERP-System.
• Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und technischen Teams zur Klärung individueller Beschaffungsanforderungen. 

2. Vergaberechtliche Vorgaben sicherstellen

Da die Einrichtung dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt, gewährleisten Sie:

• Anwendung der UVgO / VgV gemäß Wertgrenzen.
• Erstellung vollständiger Vergabedokumentationen, Begründungen und Vermerke.
• Durchführung von beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben.
• Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit. 

3. Lieferantenmanagement & Kommunikation

Sie sind erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten:

• Verhandlungen zu Lieferzeiten, Preisen und Vertragsdetails.
• Klärung technischer Rückfragen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
• Pflege und Weiterentwicklung des Lieferantenpools.
• Identifikation geeigneter neuer Anbieter im Rahmen geltender Richtlinien. 

4. Rechnungsprüfung & Budgetabgleich

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Prüfung von Rechnungen inklusive Mengen-, Preis- und Qualitätsabgleich.
• Klärung von Differenzen mit Lieferanten und internen Bedarfsträgern.
• Unterstützung bei Budgetkontrollen und Jahresabschlussarbeiten. 

5. Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen

Sie beraten die Fachbereiche u. a. zu:

• technischen Beschaffungswegen,
• geeigneten Lieferanten,
• Vergabeverfahren,
• eiligen und projektspezifischen Bedarfen.

Viele Forschungsprojekte erfordern kurzfristige, teils internationale Beschaffungen – daher arbeiten Sie eng und lösungsorientiert mit den Forschungsteams zusammen. 

6. Dokumentation, Ablage & Digitalisierung

Sie stellen ein transparentes Beschaffungswesen sicher:

• Führung vollständiger digitaler Einkaufsakten.
• Erstellung von Übersichten, Berichten und Auswertungen für die Leitungsebene.
• Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. elektronische Vergabe, digitale Aktenführung). 

7. Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

Beispielsweise:

• Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsstrategien (gemäß gesetzlichen Vorgaben).
• Optimierung von Bestell- und Freigabeprozessen.
• Qualitätssicherung und interne Prozessprüfung.