Executive Assistant (m/w/d)

Wenn in unserem dynamischen Beratungsalltag alles perfekt ineinandergreift und wie am Schnürchen läuft, bist du in deinem Element. Anstatt nur zu reagieren, lenkst du als motivierte*r und dynamische*r Executive Assistant (m/w/d) das Geschehen und sorgst dafür, dass Hürden gar nicht erst entstehen. Du bist das Rückgrat unserer Geschäftsführung bei Nunatak, organisierst proaktiv und nutzt ganz selbstverständlich moderne KI-Tools, um unser hohes Tempo noch smarter zu meistern. Du priorisierst souverän, denkst immer zwei Schritte voraus und schaffst so echte Leichtigkeit im Beratungsalltag. 

Als Executive Assistant (m/w/d) bei Nunatak vertrauen wir Dir folgende Aufgaben an: 

• du identifizierst die richtigen Prioritäten und steuerst die jeweiligen Prozesse, um sicherzustellen, dass unsere Geschäftsführer*innen für ihre Aufgabe bei unseren Kund*innen optimal gerüstet sind
• du übernimmst die Koordination, Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Sitzungen, Workshops und Events und empfängst dazu auch hochkarätige Geschäftspartner*innen und Bewerber*innen
• du buchst (und stornierst) Geschäftsreisen, planst (und verlegst) Meetings, behältst unternehmerisch Zeit und Kosten im Auge und hältst ohne Probleme Schritt mit unserem hohen Tempo
• als Executive Assistant (m/w/d) nimmst du aktiv am Büroleben teil, bist flexibel und bereit, anderen Kolleg*innen zu helfen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten: Innerhalb des Teams unterstützen und helfen wir einander großzügig und partnerschaftlich – vor allem, wenn es mal hektischer wird oder jemand nicht im Büro ist

Das bringst du mit:

• du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. aus den Bereichen Büromanagement, Bürokommunikation oder Europasekretariat)
• du hast bereits einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften (mindestens 3-5 Jahre)
• du bist reaktionsschnell, dabei zeichnen dich deine ausgeprägten zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten besonders aus
• du arbeitest äußerst strukturiert und präzise und kannst viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten
• ausgezeichnetes Zeitmanagement, starke organisatorische Fähigkeiten und Kreativität in der Problemlösung sind deine Stärken
• du bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und bringst Neugier für die Digital-Themen mit, die uns bei Nunatak tagtäglich beschäftigen - Idealerweise hast Du bereits erstes KI-Know-how gesammelt oder bringst große Lust mit, neue KI-Tools smart in deinen Arbeitsalltag zu integrieren 
• die MS-Office-Programme beherrschst du sicher und du hast keine Scheu vor vollständig digitalisierten Arbeitsprozessen (erste Erfahrung mit Asana und Slack ist vorteilhaft)
• verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab

• Impact ab Tag 1: Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung in einem spannenden Umfeld 

• Kultur & Team: Eine kollegiale, verbindliche Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer wertebasierten Kultur.
• Spannendes Umfeld: Innovative Frragestellungen im KI-Umfeld und Kund*innen, die zu den Marktführenden in ihrer Branche gehören.
• Benefits: Eine attraktive Vergütung, großzügig bezuschusste BAV, regelmäßige Team-Events (Lunches, Offsites), BusinessBike, Firmenfitness (Wellpass) sowie kostenlose Getränke, Obst und Snacks im Office.
• Top Locations: Einen großartigen Arbeitsplatz direkt am Englischen Garten in München