Executive Assistant (m/w/d)

Zukunft in Berlin – Die Karriere als Executive Assistant (m/w/d) beginnt hier! 

• Unbefristeter Arbeitsvertrag – langfristige Sicherheit und verlässliche Planbarkeit durch tariflich geregelte Bedingungen
• Tarifgebundene Löhne und übertarifliche Bezahlung – klare Standards und faire Vergütung
• Langfristige Einsätze – echte Chancen auf Übernahme 
• Bonuszahlungen – Zuschläge und Sonderprämien für besondere Leistungen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld – zusätzliche finanzielle Stabilität
• Freizeitausgleich – Überstunden werden durch bezahlte freie Zeit ausgeglichen
• Schneller Einstieg – unkomplizierter Start, auch ideal für Berufseinsteiger:innen und Berufsanfänger:innen
• Wertvolle Berufserfahrung – Aufbau von Expertise in einem hochprofessionellen Umfeld, auch ideal für den Karriereaufbau
• Betriebliche Gesundheitsvorsorge – Unterstützung für körperliches und mentales Wohlbefinden
• Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten – kontinuierliche Entwicklung und Ausbau der eigenen Fähigkeiten

Alle Vorteile unter: https://www.vilo-personal.de/karriere-bei-vilo/mitarbeitervorteile/

Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie die zentrale organisatorische Unterstützung des Vice President des Innovation Centers Berlin und des Führungsteams. Sie koordinieren administrative Abläufe, setzen Prioritäten und tragen zu einer effizienten Zusammenarbeit bei: 

• Proaktive Unterstützung des Vice President und Führungsteams bei der Planung und Organisation des Tagesgeschäfts
• Eigenständige Koordination von Kalendern, Terminen, Prioritäten und Geschäftsreisen
• Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen, Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und weiteren Geschäftsdokumenten
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Führungskräftesitzungen inklusive bereichsübergreifender Abstimmung
• Unterstützung bei Dienstreisen, Einkauf, Onboarding-Prozessen, Abwesenheitsmanagement sowie vertraulicher Umgang mit geschäftlichen und personenbezogenen Informationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsqualifikation, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbar (z.B. als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Groß- und Außenhandelsmanagement, Fachwirt (m/w/d) oder Betriebswirt (m/w/d)
• Einschlägige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Kollaborationstools
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

Bei Vilo-Personal stehen Sie im Mittelpunkt. Wir begleiten Sie persönlich, reagieren schnell und unterstützen Sie auf Ihrem beruflichen Weg – verlässlich und auf Augenhöhe. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, unserem starken Kundennetzwerk und unserer Marktkenntnis. Wir bereiten Sie auf Gespräche vor und begleiten Sie bei Bedarf persönlich. Dazu erhalten Sie echte Karrierechancen bei namhaften Unternehmen.

Mehr über uns auf LinkedIn @vilo-personal-gmbh und Instagram @vilo_personal

Hier geht`s zur Newsletter - Anmeldung.

Alle Gender willkommen!

Wichtig: Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich!